5 e-mailových skriptů pro vylepšení dokonalého následného e-mailu neodpovídajícímu klientovi

e-mailové skripty pro následný e-mail


Pokud jste nezávislý pracovník, smluvní partner nebo majitel malé firmy, může být práce s klienty jednou z nejnáročnějších součástí vaší práce. To platí zejména tehdy, když tito klienti záhadně nereagují. Když k tomu dojde, budete muset být při odesílání následného e-mailu ostražití. A tady začínají hrát některé užitečné e-mailové skripty.

Při psaní s trochou přemýšlení a předvídavostí může správný e-mail s následnými zprávami přinést rychlé výsledky.

Pokud si nejste jisti, jak to udělat, nebojte se! Když vidíte několik příkladů a pochopíte, jak (a proč) fungují, je obvykle vše, co potřebujete k efektivnímu používání této taktiky ve vaší firmě..

V tomto příspěvku představíme šest běžných situací, kdy se klienti neodpovídají.

Pro každý z nich poskytneme vzorový e-mail s následnou kontrolou a vysvětlíme, proč je pravděpodobné, že přinese výsledky.

Proč se vyplatí navrhnout pečlivě formulovaný kontrolní e-mail

Pokud jde o vytváření e-mailových skriptů, stojí za to si čas pečlivě navrhnout. Rychle odeslaný e-mail může způsobit více škody než užitku, takže budete chtít být strategičtí.

To zahrnuje řadu úvah. Budete chtít přemýšlet o akci, kterou chcete, aby příjemce podnikl, ao tom, jak je můžete jemně (ale pevně) povzbudit v tomto směru. Kromě toho je důležité věnovat pozornost každému jednotlivému slovu, které používáte. Tón a záměr záleží stejně na obsahu jako na obsahu – zejména když jednáte s nereagujícím nebo obtížným klientem.

Psaní solidních e-mailových skriptů, které vracejí výsledky, si vyžaduje praxi. Nicméně, abychom vám mohli začít, představíme vám několik příkladů, které můžete použít a poučit se z nich.

V průběhu let jsme pracovali s mnoha náročnými a těžko kontaktovatelnými klienty a následující typy e-mailů, o nichž jsme zjistili, že fungují nejlépe.

Šest e-mailových skriptů, které můžete použít pro sledování s nereagujícími klienty

Pojďme se nyní podívat na šest skriptů samotných! Používáním (a možná mírně vyladěním) těchto e-mailů sami můžete výrazně zvýšit svou šanci na úspěšné připojení.

Nejsou v žádném pořadí podle důležitosti ani relevance, takže máte volnost ponořit se do toho, kdo vezme vaši fantazii jako první!

1. Sledování po předložení návrhu

Jen málo věcí je frustrujících a pak vysílá podrobný návrh nového projektu a nic neslyší. Jste připraveni a čekáte, až začnete, a každý den zpoždění znamená ještě jeden den, budete muset čekat na platbu, jakmile se projekt zabalí.

Dobrou zprávou je, že nedostatek reakce na návrh málokdy znamená, že klient s ním není spokojen nebo nechce postupovat vpřed. Naopak, obvykle vám o tom hned uvědomí. Místo toho často zjistíte, že byli příliš zaneprázdněni, než aby si to promysleli, nebo dokonce úplně přečetli váš e-mail.

Podle slov Mercedes Cardona na OMH komunikace:

Každý dostane mnohem více e-mailů, než dokáže číst každý den, a my všichni agresivně odstraňujeme spam. Někdy se užitečným vedením omylem vyhodí – stává se.

I tak budete určitě chtít s tímto klientem pokračovat. Musíte zůstat v popředí svých myslí a připomenout jim, aby si vzali čas ze svého rozvrhu a věnovali vašemu návrhu pozornost, kterou si zaslouží. Obvykle stačí jemná šťouchnutí:

Ahoj [jméno klienta],

Zajímalo by mě, jestli jste ještě měli šanci podívat se na náš nejnovější návrh. [Stručné shrnutí návrhu o jedné větě].

Rádi slyšíme vaše myšlenky a začneme s tímto projektem! Prosím, dejte mi vědět, pokud máte nějaké dotazy týkající se specifik návrhu (jak je uvedeno v mém předchozím e-mailu).

Tato zpráva se otevírá zdvořilým potvrzením toho, jak je klient zaneprázdněn a že chápete, že možná ještě nebyl schopen podrobně prozkoumat váš návrh. Poté jim krátce připomene zaměření návrhu, aby se nemuseli vracet k předchozímu e-mailu, aby se mohli orientovat.

Klíčovým prvkem je zde druhý odstavec. Je dobré informovat klienta o tom, že jste z projektu nadšení (i když se také cítíte frustrovaní). Toto nadšení může být nutným tlakem. Navíc tím, že žádáte o dotazy, říkáte jim, že nemusejí váš návrh okamžitě schválit nebo zamítnout, ale můžete se nejprve vyjádřit k jakýmkoli dotazům nebo obavám, které by se k němu mohly týkat..

Samozřejmě budete chtít uzavřít sledovací e-mail svou oblíbenou odhláškou a vaším jménem. Kromě toho byste se měli vyhnout terminologii, jako je "není spěch" v této zprávě. I když si přejete zůstat zdvořilí a ohleduplní, musíte také povzbudit klienta, aby co nejdříve jednal (váš bankovní účet závisí na tom!).

2. Připomenutí, že čekáte na odpověď

To může být nejčastější situace, ve které se nacházíte při jednání s nereagujícími klienty. Jste uprostřed nějakého druhu projektu a nemůžete pokračovat dále, dokud klient neodpoví na klíčovou otázku nebo neposkytne konkrétní zdroj. Přesto jste se setkali s rádiem ticha.

Okamžité sledování v této situaci je v nejlepším zájmu vás i vašeho klienta. Koneckonců, oba chcete, aby projekt pokračoval hladce a vyhnul se plýtvání časem. Stejně jako v předchozím scénáři je vysoce pravděpodobné, že klient váš e-mail viděl, ale zapomněl na něj nebo jej označil, aby se s ním později vypořádal.

Tento e-mail s následnou kontrolou může být odeslán kdekoli od několika dnů do týdne po předchozí komunikaci, v závislosti na naléhavosti projektu:

Ahoj [jméno klienta],

Chtěl jsem vás sledovat a zjistit, zda jste měli možnost zkontrolovat můj předchozí e-mail. Jak jsem již zmínil, [stručně zopakujte otázku nebo jim připomenout, co potřebujete].

Až budeme mít vaši odpověď, budeme moci ihned postupovat do další fáze projektu. Dejte mi vědět, jestli mohu poskytnout další vysvětlení toho, co potřebujeme!

První odstavec je strukturován podobným způsobem jako náš poslední příklad, který je úmyslný. I zde je důležité uznat, jak je klient zaneprázdněn, a vyvarovat se netrpělivosti nebo frustrace.

Navíc jim krátce připomenete svůj dotaz a dáte jim vědět, co přesně hledáte. Zároveň zde nechcete být příliš podrobní, protože se klient může jednoduše vrátit k předchozímu e-mailu a přečíst si celou vaši žádost.

Další věta je navržena tak, aby klientovi (zdvořile) věděla důležitost této konkrétní zprávy. Jinými slovy, možná si neuvědomili, že nedostatečná odpověď vedla k zátarasu na vašem konci.

Poté nabídka, která nabízí vysvětlení, zabalí tento krátký e-mail s následnou kontrolou, přičemž je jasné, že jste připraveni a čekáte na diskusi o čemkoli nejasném v původní zprávě (čímž se zpozdí jejich odpověď).

3. Žádost o novou práci

Vždy je důležité zůstat v úzké komunikaci s vašimi klienty. Po dokončení projektu však nikdy není důležitější než hned po dokončení projektu. Pro klienta je příliš snadné zapomenout na tebe a v tomto bodě přejít k další věci – což je poslední věc, kterou budeš chtít.

Proto, pokud jste dokončili projekt pro konkrétního klienta a neslyšeli jste od něj nic na chvíli, budete chtít poslat žádost o novou práci. Nejlepší přístup k tomuto e-mailu se může trochu lišit v závislosti na konkrétních okolnostech, ale zde je příklad účinné zprávy:

Ahoj [jméno klienta],

Jak víte, nedávno jsme zabalili [název projektu / popis projektu]. Doufáme, že jste s výsledky spokojeni!

Těšíme se na další projekt – zde je vše, co od vás požadujeme:

– [Stručný seznam, ve formě odrážky, nezbytných otázek a / nebo žádostí o informace nebo zdroje.]

Jakmile máme tuto přestupek, můžeme postoupit vpřed do další fáze. Samozřejmě, dejte mi prosím vědět, pokud existují nějaké otázky, na které mohu odpovědět.

Tento e-mail s následnou kontrolou poněkud závisí na předpokladu, že vy i váš klient jste si vědomi svého obvyklého procesu a že jste v minulosti pracovali na několika projektech. Může vyžadovat trochu personalizace, aby odrážel typ projektů, na kterých pracujete, nicméně poskytuje pevný rámec.

První odstavec slouží dvěma účelům (kromě toho, že jde pouze o úvod do e-mailu). Připomíná klientovi nedávno dokončený projekt a jeho (doufejme) pozitivní reakci na jeho kvalitu. Vzpomínáte si, jak dobrou práci, kterou jste předtím dělali, byste měli prosazovat jejich chuť k jídlu.

Vyjádření vlastní touhy začít je vždy dobrý dotek. Skutečnou hvězdou pořadu je zde však seznam otázek / požadavků. Vyjádření toho, co od klienta potřebujete (místo toho, aby bylo vše napsáno v odstavcové podobě), zajistí, že vaše požadavky budou křišťálově jasné. Také to zvyšuje šance na odpověď na každý konkrétní dotaz.

Zabalte to vše rychlým posunem vpřed a žádostí o jakékoli dotazy, které by klient mohl mít, a máte jednoduchý, ale účinný e-mail s následným dohledem.

4. Dotknutí se základny po chvíli nečinnosti

Předchozí e-mail s následnou kontrolou byl o tom, jak zůstat v kontaktu s vaším klientem a pokusit se postupně přistoupit k dalším projektům. Tato e-mailová šablona je o opětovném připojení s klientem po delším časovém období.

V této fázi bychom neměli předpokládat, že si klient přesně pamatuje, kdo jsme nebo jaké projekty jsme společně dokončili v minulosti. I když je tu nějaká známost, musíte ji nejprve rozmyslet, abych tak řekl.

Tato e-mailová šablona vám může pomoci:

Ahoj [jméno klienta],

V kalendáři jsem si poznamenal, že vás mám hned kontaktovat. Jen abych vám připomněl, poslední projekt, který jsme spolu udělali, byl [PROJECT].

Chtěl jsem se dotknout základny a zkontrolovat, zda existují nějaké příležitosti pro další spolupráci. Změnilo se něco ohledně vašeho [OBCHODNÍ CÍL]?

Vzhledem k tomu, co jsme spolu dělali v minulosti, myslím, že můžeme postupovat podobnými kroky tím, že budeme pracovat na [IDEA1, IDEA2, IDEA3]..

Pokud byste chtěli získat více podrobností o tom, jak by to mohlo přesně fungovat, dejte mi vědět a já pošlu podrobnější návrh a rozebíráme věci krok za krokem.

Tento sledovací e-mailový skript dosahuje několika věcí:

  • Je to přátelská příroda a přirozeně se s ní spojuje – nezdá se, že by byla nucená.
  • Připomíná to klientovi, na čem jste v minulosti pracovali, a také naznačuje, že jste spolu udělali více než jeden projekt (pokud tomu tak je).
  • Navrhuje několik připravených nápadů pro projekty, na kterých byste mohli dál pracovat.

Tento poslední bod je obzvláště důležitý. Lidé jsou zaneprázdněni. Pokud můžete přijít ke svým klientům a navrhnout přesné nápady, které byste pro ně mohli provést, zvyšuje to vaše šance na přistoupení k dohodě. Skutečnost, že již máte navázaný vztah, tomu pomáhá, protože už nemusíte dokazovat, že jste schopni dosáhnout.

5. Žádost o platbu po splatnosti

Tohle je trochu složitější. Mluvit o penězích může být stresující, zejména pokud jste kreativita, která by raději neměla nic společného s finančním prvkem firmy. To je ještě důležitější, pokud jde o sledování s obtížným klientem, který má zpoždění při platbě.

V první řadě budete chtít do této komunikace vstoupit co nejvíce zdvořile. Neinvazujte, že klient je nedbalý, nebo nezačínejte hrozit. Místo toho pokračujte s předpokladem, že klient jednoduše zapomněl zaplatit. I když existuje jiný důvod pro jejich delikvenci, tento přístup je může v podstatě přimět, aby vytáhli peněženku:

Ahoj [jméno klienta],

Chtěl jsem se dotknout základny a připomenout vám splatnou platbu dne [datum na faktuře]. Zatím jsme vaši platbu neobdrželi. Mohli byste nás informovat, kdy můžeme očekávat, že ji obdržíte prosím?

Nejlepší je udržet tento typ e-mailu s následnými zprávami krátký a sladký. Nechcete, aby byla klíčová zpráva přehlédnuta. Navíc není důvod házet do kvalifikace. Pouhé připomenutí, že platba je splatná – zdvořile – často dělá ten trik. Chcete jim však poskytnout všechny příslušné informace, například číslo faktury a e-mail, na který byly původně odeslány. Cílem je, aby platby byly co nejjednodušší.

Tento e-mail můžete v podstatě opakovat tolikrát, kolikrát budete potřebovat. Pokud však stále neobdržíte odpověď, možná budete možná muset být silnější. Následuje e-mail, který byste mohli poslat, pokud neodpoví na několik zpráv, jako jsou zprávy uvedené výše:

Ahoj [jméno klienta],

Stále jsme neobdrželi vaši platbu za [název / popis projektu]. Očekáváme úplnou částku faktury – [částku platby] – do [nového data splatnosti], nebo budeme muset tuto záležitost postoupit inkasní agentuře.

Toto je pevná a přímá zpráva, která je vhodná pro klienta, který nezaplatí ani neodpoví. Pokud jim připomenete částku platby a nové datum splatnosti, může je nakonec podnítit k akci.

Pokud ne, možná budete muset snížit své ztráty s tímto konkrétním klientem a považovat to za zážitek ze učení. Samozřejmě můžete najmout inkasní agenturu následovat za vás – ale kvůli problémům a poplatkům je tato možnost méně žádoucí, pokud dlužný účet není příliš velký.

6. Poslední e-mail

Předchozí e-maily s navazujícím účelem jsou navrženy tak, aby vždy, když je to možné, odpovídaly. Nicméně, někdy klient prostě ztichne i přes vaše nejlepší úsilí.

Pokud jste klientovi poslali několik zpráv a oni prostě neodpovídají (a nedluží vám žádné peníze), je čas poslat poslední e-mail s následnou kontrolou. Může to vypadat takto:

Ahoj [jméno klienta],

Je to už nějaký čas, co jsme od vás slyšeli. V této chvíli musíme předpokládat, že se vaše priority změnily, nebo podnikáte jiným směrem.

Prosím, neváhejte nás kontaktovat v budoucnu, pokud vám můžeme poskytnout další pomoc!

Tato zpráva přináší několik věcí. Je to zdvořilé a porozumění pro jednoho, což ukazuje, že klientovi nemůžete kvůli špatné reakci nijak špatně. I když o nich teď neslyšíte, budete chtít udržet vztah co možná nejpozitivnější.

A co víc, aby bylo jasné, že se pohybujete tímto způsobem, hraje se na klientovi strach z opomenutí (FOMO). Měli by si uvědomit, že pokud chtějí i nadále těžit z vašich služeb, musí jednat rychle.

Nakonec jste dali najevo, že jste otevřeni jakékoli budoucí komunikaci. Není neobvyklé, že se náhle vyslechnou staré klientské měsíce nebo roky, když se změní priority a personál. Zabalení e-mailu tímto způsobem vám poskytne nejlepší možnou šanci na získání odpovědi.

Závěr

Bohužel zatím neexistuje způsob, jak se dostat přes obrazovku počítače a přimět klienta, aby reagoval na zásadní zprávu. Odeslání pečlivě vytvořeného následného e-mailu však může přinést výsledky, které hledáte, a zároveň zachovat váš vztah na pozitivní poznámce.

V tomto článku jsme vám představili šest e-mailových skriptů, které můžete použít k pronásledování nereagujících klientů:

  1. Následná opatření po předložení návrhu.
  2. Připomenutí, že čekáte na odpověď.
  3. Žádost o novou práci.
  4. Po delší době se dotknete základny.
  5. Žádost o platbu po splatnosti.
  6. Poslední e-mail.

Už jste někdy dosáhli úspěchu, když nechává mluvit nereagující klient? Řekněte nám, co jste udělali v sekci komentářů níže!

Nezapomeňte se připojit k našemu havarijnímu kurzu při urychlení vašeho webu WordPress. Pomocí několika jednoduchých oprav můžete zkrátit dobu načítání až o 50–80%:

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map