5 E-Mail-Skripte, um die perfekte Folge-E-Mail an einen nicht reagierenden Kunden zu senden

E-Mail-Skripte für Folge-E-Mails


Wenn Sie Freiberufler, Auftragnehmer oder Kleinunternehmer sind, kann die Arbeit mit Kunden einer der schwierigsten Teile Ihrer Arbeit sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn diese Kunden auf mysteriöse Weise nicht mehr reagieren. In diesem Fall müssen Sie beim Senden einer Folge-E-Mail wachsam sein. Und hier kommen einige praktische E-Mail-Skripte ins Spiel.

Wenn Sie mit ein wenig Nachdenken und Weitsicht schreiben, kann die richtige Folge-E-Mail zu schnellen Ergebnissen führen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie dies tun sollen, machen Sie sich keine Sorgen! Ein paar Beispiele zu sehen und zu verstehen, wie (und warum) sie funktionieren, ist normalerweise alles, was Sie benötigen, um diese Taktik effektiv in Ihrem Unternehmen einzusetzen.

In diesem Beitrag werden sechs häufige Situationen vorgestellt, in denen Kunden nicht reagieren.

Für jede E-Mail stellen wir eine Beispiel-Folge-E-Mail zur Verfügung und erläutern, warum dies wahrscheinlich zu Ergebnissen führt.

Warum es sich lohnt, eine sorgfältig formulierte Folge-E-Mail zu erstellen

Wenn Sie E-Mail-Skripte erstellen, lohnt es sich, sie sorgfältig zu gestalten. Eine hastig gesendete E-Mail kann mehr schaden als nützen. Sie möchten also strategisch vorgehen.

Dies beinhaltet eine Reihe von Überlegungen. Sie möchten darüber nachdenken, welche Maßnahmen der Empfänger ergreifen soll und wie Sie ihn sanft (und doch fest) in diese Richtung ermutigen können. Darüber hinaus ist es wichtig, auf jedes einzelne Wort zu achten, das Sie verwenden. Ton und Absicht sind hier genauso wichtig wie Inhalte – insbesondere, wenn Sie mit einem nicht reagierenden oder schwierigen Kunden zu tun haben.

Das Schreiben solider E-Mail-Skripte, die Ergebnisse zurückgeben, erfordert Übung. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, werden wir jedoch eine Reihe von Beispielen vorstellen, die Sie verwenden und aus denen Sie lernen können.

Wir haben im Laufe der Jahre mit vielen herausfordernden und schwer zu kontaktierenden Kunden zusammengearbeitet. Im Folgenden werden die Arten von E-Mails aufgeführt, die wir als am besten geeignet empfunden haben.

Sechs E-Mail-Skripte, mit denen Sie nicht reagierende Clients verfolgen können

Schauen wir uns jetzt die sechs Skripte selbst an! Indem Sie diese E-Mails selbst verwenden (und möglicherweise leicht optimieren), können Sie Ihre Chance auf erfolgreiche Verbindungen erheblich erhöhen.

Sie sind in keiner Reihenfolge von Bedeutung oder Relevanz, sodass Sie sich auf diejenige konzentrieren können, die Ihnen zuerst gefällt!

1. Follow-up nach Einreichung eines Vorschlags

Wenige Dinge sind frustrierender, als einen detaillierten Vorschlag für ein neues Projekt zu senden und nichts zurück zu hören. Sie sind bereit und warten auf den Start. Die Verzögerung eines jeden Tages bedeutet, dass Sie nach Abschluss des Projekts noch einen Tag auf die Zahlung warten müssen.

Die gute Nachricht ist, dass eine mangelnde Reaktion auf einen Vorschlag selten bedeutet, dass der Kunde damit unzufrieden ist oder nicht bereit ist, voranzukommen. Im Gegenteil, sie werden Sie normalerweise sofort darüber informieren. Stattdessen werden Sie häufig feststellen, dass sie zu beschäftigt waren, um darüber nachzudenken oder Ihre E-Mail vollständig zu lesen.

Mit den Worten von Mercedes Cardona bei OMH Communications::

Jeder erhält weit mehr E-Mails, als er jeden Tag lesen kann, und wir alle entfernen Spam aggressiv. Manchmal wird ein nützlicher Hinweis versehentlich weggeworfen – es passiert.

Trotzdem möchten Sie diesen Kunden auf jeden Fall kontaktieren. Sie müssen an der Spitze ihrer Gedanken bleiben und sie daran erinnern, sich Zeit zu nehmen, um Ihrem Vorschlag die Aufmerksamkeit zu schenken, die er verdient. Normalerweise genügt ein sanfter Schubs:

Hallo [Kundenname],

Ich habe mich gefragt, ob Sie noch Gelegenheit hatten, unseren neuesten Vorschlag zu prüfen. [Kurze, einsatzige Zusammenfassung des Vorschlags selbst].

Wir sind gespannt auf Ihre Gedanken und auf dieses Projekt! Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen zu den Einzelheiten des Vorschlags haben (wie in meiner vorherigen E-Mail beschrieben)..

Diese Nachricht beginnt mit einer höflichen Bestätigung, wie beschäftigt der Kunde ist und dass Sie verstehen, dass er Ihren Vorschlag möglicherweise noch nicht gründlich prüfen konnte. Anschließend werden sie kurz an den Schwerpunkt des Vorschlags erinnert, sodass sie nicht zur vorherigen E-Mail zurückkehren müssen, um sich zu orientieren.

Der zweite Absatz ist hier das entscheidende Element. Es ist eine gute Idee, den Kunden wissen zu lassen, dass Sie von dem Projekt begeistert sind (auch wenn Sie sich ebenfalls frustriert fühlen). Diese Begeisterung kann der Schub sein, den sie brauchen. Wenn Sie Fragen stellen, sagen Sie ihnen außerdem, dass sie Ihren Vorschlag nicht sofort genehmigen oder ablehnen müssen, sondern dass sie Fragen oder Bedenken äußern können, die sie möglicherweise zuerst haben.

Natürlich möchten Sie die Folge-E-Mail mit Ihrer bevorzugten Abmeldungsphrase und Ihrem Namen schließen. Darüber hinaus sollten Sie Terminologie wie vermeiden "Es gibt keine Eile" in dieser Art von Nachricht. Während Sie höflich und nachdenklich bleiben möchten, möchten Sie den Kunden auch ermutigen, so schnell wie möglich Maßnahmen zu ergreifen (Ihr Bankkonto hängt davon ab!)..

2. Erinnern Sie daran, dass Sie auf eine Antwort warten

Dies ist möglicherweise die häufigste Situation, in der Sie sich im Umgang mit nicht reagierenden Kunden befinden. Sie befinden sich mitten in einem Projekt und können erst fortfahren, wenn der Kunde eine Schlüsselfrage beantwortet oder eine bestimmte Ressource bereitstellt. Trotzdem herrscht Funkstille.

Eine sofortige Nachverfolgung in dieser Situation liegt im besten Interesse von Ihnen und Ihrem Kunden. Schließlich möchten Sie beide, dass das Projekt reibungslos verläuft und keine Zeit verschwendet wird. Wie im vorherigen Szenario ist es sehr wahrscheinlich, dass der Kunde Ihre E-Mail gesehen hat, sie jedoch vergessen hat oder sie markiert hat, um sie später zu bearbeiten.

Diese Folge-E-Mail kann je nach Dringlichkeit des Projekts einige Tage bis eine Woche nach der vorherigen Kommunikation gesendet werden:

Hallo [Kundenname],

Ich wollte nachverfolgen und sehen, ob Sie die Möglichkeit hatten, meine vorherige E-Mail zu überprüfen. Wie ich bereits erwähnte, [wiederholen Sie kurz die Frage oder erinnern Sie sie daran, was Sie brauchen].

Sobald wir Ihre Antwort erhalten haben, können wir sofort mit der nächsten Phase des Projekts fortfahren. Lassen Sie mich wissen, ob ich weitere Erläuterungen zu unseren Anforderungen geben kann!

Der erste Absatz ist ähnlich aufgebaut wie unser letztes Beispiel, das absichtlich ist. Auch hier ist es wichtig zu erkennen, wie beschäftigt der Kunde ist, und Ungeduld oder Frustration zu vermeiden.

Wenn Sie sie außerdem kurz an Ihre Anfrage erinnern, wissen sie genau, wonach Sie suchen. Gleichzeitig möchten Sie hier nicht zu detailliert werden, da der Kunde einfach zur vorherigen E-Mail zurückkehren kann, um Ihre vollständige Anfrage zu lesen.

Der nächste Satz soll den Klienten (höflich) über die Wichtigkeit dieser bestimmten Botschaft informieren. Mit anderen Worten, sie haben möglicherweise nicht bemerkt, dass die mangelnde Reaktion zu einer Straßensperre für Sie geführt hat.

Das Angebot zur Klärung schließt diese kurze Folge-E-Mail ab und macht deutlich, dass Sie bereit sind und darauf warten, etwas Unklares in Ihrer ursprünglichen Nachricht zu besprechen (wodurch sich die Antwort verzögert)..

3. Aufforderung zur Einreichung neuer Arbeiten

Es ist immer wichtig, in enger Kommunikation mit Ihren Kunden zu bleiben. Es ist jedoch nie wichtiger als direkt nach Abschluss eines Projekts. Für einen Kunden ist es allzu leicht, Sie zu vergessen und an dieser Stelle mit dem nächsten Schritt fortzufahren – dem letzten, was Sie wollen.

Wenn Sie ein Projekt für einen bestimmten Kunden abgeschlossen haben und seit einiger Zeit nichts mehr von ihm gehört haben, möchten Sie eine Anfrage für neue Arbeiten senden. Der beste Ansatz für diese E-Mail kann je nach den spezifischen Umständen etwas variieren. Hier ein Beispiel für eine effektive Nachricht:

Hallo [Kundenname],

Wie Sie wissen, haben wir kürzlich [Projektname / Projektbeschreibung] abgeschlossen. Wir hoffen, dass Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind!

Wir sind gespannt auf das nächste Projekt – hier ist alles, was wir von Ihnen verlangen:

– [Kurze Liste der erforderlichen Fragen und / oder Anfragen nach Informationen oder Ressourcen in Aufzählungszeichenform.]

Sobald wir diesen Verstoß haben, können wir mit der nächsten Phase fortfahren. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn ich noch Fragen beantworten kann.

Diese Folge-E-Mail basiert in gewisser Weise auf der Annahme, dass sowohl Sie als auch Ihr Kunde Ihren üblichen Prozess kennen und in der Vergangenheit an mehreren Projekten gearbeitet haben. Möglicherweise ist eine gewisse Personalisierung erforderlich, um die Art der Projekte widerzuspiegeln, an denen Sie arbeiten. Dennoch bietet es einen soliden Rahmen.

Der erste Absatz dient zwei Zwecken (abgesehen davon, dass er lediglich eine Einführung in die E-Mail darstellt). Es erinnert den Kunden an das kürzlich abgeschlossene Projekt und an seine (hoffentlich) positive Reaktion auf seine Qualität. Wenn Sie sich daran erinnern, was für eine gute Arbeit Sie zuvor geleistet haben, sollten Sie Appetit auf mehr davon machen.

Es ist immer eine gute Sache, seine eigene Bereitschaft zum Einstieg auszudrücken. Der eigentliche Star der Show hier ist jedoch die Aufzählungsliste der Fragen / Anfragen. Wenn Sie auflisten, was Sie vom Kunden benötigen (anstatt alles in Absatzform zu schreiben), werden Ihre Anforderungen glasklar. Dies erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, auf jede spezifische Anfrage eine Antwort zu erhalten.

Schließen Sie alles mit einem Anstoß nach vorne und einer Anfrage für alle Fragen ab, die der Kunde möglicherweise hat, und Sie haben eine einfache, aber effektive Folge-E-Mail in Ihren Händen.

4. Berühren Sie die Basis nach einer Weile der Inaktivität

In der vorherigen Folge-E-Mail ging es darum, mit Ihrem Kunden in Kontakt zu bleiben und zu versuchen, aufeinanderfolgende Projekte nacheinander zu landen. In dieser E-Mail-Vorlage wird die Verbindung mit einem Client nach einem längeren Zeitraum wiederhergestellt.

Zu diesem Zeitpunkt sollten wir nicht davon ausgehen, dass sich der Kunde genau daran erinnert, wer wir sind oder welche Art von Projekten wir in der Vergangenheit gemeinsam abgeschlossen haben. Während eine gewisse Vertrautheit vorhanden ist, müssen Sie sie sozusagen erst wieder aufleben lassen.

Diese E-Mail-Vorlage kann dabei helfen:

Hallo [Kundenname],

Ich habe in meinem Kalender eine Notiz gemacht, um Sie jetzt zu kontaktieren. Um Sie daran zu erinnern, das letzte Projekt, das wir zusammen gemacht haben, war [PROJEKT].

Ich wollte die Basis berühren und prüfen, ob es einige Möglichkeiten gibt, wieder zusammenzuarbeiten. Hat sich an Ihrem [GESCHÄFTSZIEL] etwas geändert??

In Anbetracht dessen, was wir in der Vergangenheit zusammen gemacht haben, können wir in ähnliche Fußstapfen treten, indem wir an [IDEA1, IDEA2, IDEA3] arbeiten..

Wenn Sie weitere Informationen darüber wünschen, wie dies genau funktionieren könnte, lassen Sie es mich einfach wissen, und ich werde einen ausführlicheren Vorschlag senden und die Dinge Schritt für Schritt aufschlüsseln.

Mit diesem nachfolgenden E-Mail-Skript werden einige Dinge erreicht:

  • Es ist von Natur aus freundlich und verbindet sich auf natürliche Weise wieder mit der Person – es scheint nicht gezwungen zu sein.
  • Es erinnert den Kunden daran, woran Sie in der Vergangenheit gearbeitet haben, und legt nahe, dass Sie mehr als ein Projekt zusammen durchgeführt haben (falls dies der Fall ist)..
  • Es werden einige vorgefertigte Ideen für Projekte vorgeschlagen, an denen Sie als Nächstes arbeiten könnten.

Dieser letzte Punkt ist besonders wichtig. Die Leute sind beschäftigt. Wenn Sie zu Ihren Kunden kommen und genaue Ideen vorschlagen können, die Sie für sie umsetzen könnten, erhöht dies Ihre Chancen, das Geschäft abzuschließen. Die Tatsache, dass Sie bereits eine etablierte Beziehung haben, hilft dabei, da Sie nicht mehr nachweisen müssen, dass Sie in der Lage sind zu liefern.

5. Antrag auf überfällige Zahlung

Dieser ist ein wenig knifflig. Über Geld zu sprechen kann stressig sein, insbesondere wenn Sie ein Kreativer sind, der lieber nichts mit dem finanziellen Element des Geschäfts zu tun hat. Dies gilt umso mehr, wenn es darum geht, einen schwierigen Kunden zu kontaktieren, dessen Zahlung überfällig ist.

In erster Linie möchten Sie so höflich wie möglich auf diese Kommunikation eingehen. Unterstellen Sie nicht, dass der Kunde fahrlässig ist, und beginnen Sie nicht, Drohungen auszusprechen. Gehen Sie stattdessen davon aus, dass der Kunde die Zahlung einfach vergessen hat. Selbst wenn es einen anderen Grund für ihre Kriminalität gibt, kann dieser Ansatz sie im Wesentlichen dazu bringen, ihre Brieftasche herauszuziehen:

Hallo [Kundenname],

Ich wollte base berühren und Sie an die Zahlung erinnern, die am [Datum auf Rechnung] fällig ist. Bis jetzt haben wir Ihre Zahlung noch nicht erhalten. Könnten Sie uns bitte mitteilen, wann wir damit rechnen können??

Es ist am besten, diese Art von Folge-E-Mail kurz und bündig zu halten. Sie möchten nicht, dass die Schlüsselbotschaft übersehen wird. Außerdem gibt es keinen Grund, eine Reihe von Qualifikanten einzusetzen. Sie einfach daran zu erinnern, dass die Zahlung – höflich – fällig ist, reicht oft aus. Sie möchten ihnen jedoch alle relevanten Informationen geben, z. B. eine Rechnungsnummer und die E-Mail, an die sie ursprünglich gesendet wurden. Die Idee ist, die Zahlung so einfach wie möglich zu gestalten.

Sie können diese E-Mail im Wesentlichen so oft wiederholen, wie Sie dies für erforderlich halten. Wenn Sie jedoch immer noch keine Antwort erhalten, müssen Sie möglicherweise eine stärkere Antwort erhalten. Hier ist eine Folge-E-Mail, die Sie möglicherweise senden, wenn sie nicht auf einige Nachrichten wie die oben genannte antworten:

Hallo [Kundenname],

Wir haben Ihre Zahlung für [Projektname / Beschreibung] noch nicht erhalten. Wir erwarten den vollen Rechnungsbetrag – [Zahlungsbetrag] – bis zum [neuen Fälligkeitsdatum], oder wir müssen diese Angelegenheit möglicherweise an ein Inkassobüro weiterleiten.

Dies ist eine feste und unkomplizierte Nachricht, die für einen Kunden geeignet ist, der sowohl nicht bezahlt als auch nicht reagiert. Wenn Sie ihnen eine Erinnerung an den Zahlungsbetrag und ein neues Fälligkeitsdatum geben, können Sie sie endgültig zum Handeln anregen.

Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise Ihre Verluste bei diesem bestimmten Kunden reduzieren und dies als Lernerfahrung betrachten. Natürlich können Sie tatsächlich ein Inkassobüro beauftragen für Sie zu verfolgen – aber der Aufwand und die damit verbundenen Gebühren machen dies zu einer weniger wünschenswerten Option, es sei denn, die geschuldete Rechnung ist sehr hoch.

6. Die letzte E-Mail

Die vorherigen Folge-E-Mails sollen nach Möglichkeit eine Antwort erhalten. Manchmal verstummt ein Kunde jedoch trotz aller Bemühungen.

Wenn Sie mehrere Nachrichten an einen Kunden gesendet haben und dieser nur nicht antwortet (und Ihnen kein Geld schuldet), ist es Zeit, eine letzte Folge-E-Mail zu senden. Es könnte ungefähr so ​​aussehen:

Hallo [Kundenname],

Es ist einige Zeit her, seit wir von Ihnen gehört haben. An diesem Punkt müssen wir davon ausgehen, dass sich Ihre Prioritäten geändert haben oder Sie Ihr Unternehmen in eine andere Richtung lenken.

Bitte wenden Sie sich in Zukunft an uns, wenn wir Ihnen weiterhelfen können!

Diese Nachricht führt einige Dinge aus. Es ist höflich und verständnisvoll und zeigt, dass Sie dem Kunden keinen schlechten Willen für seine mangelnde Reaktion geben. Auch wenn Sie jetzt nichts von ihnen hören, möchten Sie die Beziehung so positiv wie möglich gestalten.

Darüber hinaus spielt es für den Kunden eine Rolle, wenn Sie klar machen, dass Sie sich auf diese Weise bewegen Angst vor dem Verpassen (FOMO). Sie sollten erkennen, dass sie schnell handeln müssen, wenn sie weiterhin von Ihren Diensten profitieren möchten.

Schließlich haben Sie deutlich gemacht, dass Sie für zukünftige Kommunikationen offen sind. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie Monate oder Jahre später plötzlich von einem alten Kunden hören, wenn sich Prioritäten und Personal geändert haben. Wenn Sie Ihre E-Mail auf diese Weise einpacken, erhalten Sie die bestmögliche Möglichkeit, eine Antwort zu erhalten.

Fazit

Leider gibt es (noch!) Keine Möglichkeit, über Ihren Computerbildschirm zu gelangen und Ihren Kunden dazu zu bringen, auf eine wichtige Nachricht zu antworten. Das Senden einer sorgfältig ausgearbeiteten Folge-E-Mail kann jedoch zu den gewünschten Ergebnissen führen und gleichzeitig Ihre Beziehung positiv beeinflussen.

In diesem Artikel haben wir Ihnen sechs E-Mail-Skripte vorgestellt, mit denen Sie nicht reagierende Clients verfolgen können:

  1. Follow-up nach Einreichung eines Vorschlags.
  2. Erinnern Sie daran, dass Sie auf eine Antwort warten.
  3. Aufforderung zur Einreichung neuer Arbeiten.
  4. Basis nach längerer Zeit berühren.
  5. Antrag auf überfällige Zahlung.
  6. Die letzte E-Mail.

Haben Sie jemals Erfolg gehabt, einen nicht reagierenden Kunden zum Reden zu bringen? Sagen Sie uns im Kommentarbereich unten, was Sie getan haben!

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Jeffrey Wilson Administrator
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