5 E-mail-scripts for at fjerne den perfekte opfølgende e-mail til en ikke-reagerende klient

e-mail-scripts til opfølgende e-mail


Hvis du er freelancer, entreprenør eller ejer af mindre virksomheder, kan arbejde med klienter være en af ​​de mest udfordrende dele af dit job. Dette gælder især, når disse klienter bliver mystisk uanset svar. Når dette sker, skal du være opmærksom på at sende en e-mail med opfølgning. Og det er her nogle praktiske e-mail-scripts kommer i spil.

Når den er skrevet med lidt tanke og fremsyn, kan den rigtige opfølgende e-mail give hurtige resultater.

Hvis du ikke er sikker på, hvordan du gør dette, skal du ikke bekymre dig! At se et par eksempler og forstå, hvordan (og hvorfor) de fungerer, er normalt alt, hvad du har brug for for at begynde at bruge denne taktik effektivt i din virksomhed.

I dette indlæg introducerer vi seks almindelige situationer, der involverer ikke-responderende klienter.

For hver giver vi en prøveopfølgende e-mail og forklarer, hvorfor det sandsynligvis vil give resultater.

Hvorfor det lønner sig at designe en omhyggeligt formuleret opfølgende e-mail

Når det kommer til at oprette e-mail-scripts, er det værd at din tid til at designe dem omhyggeligt. En hurtigt sendt e-mail kan gøre mere skade end gavn, så du vil være strategisk.

Dette indebærer en række overvejelser. Du vil tænke over den handling, du gerne vil have modtageren, og hvordan du blidt (men bestemt) kan opmuntre dem i den retning. Derudover er det vigtigt at være opmærksom på hvert eneste ord, du bruger. Tone og forsigtighed betyder lige så meget her som indhold – især når du har at gøre med en ikke-reagerende eller vanskelig klient.

At skrive solide e-mail-scripts, der returnerer resultater, tager praksis. For at komme i gang vil vi dog præsentere en række eksempler, du kan bruge og lære af.

Vi har arbejdet med en masse udfordrende og svært at kontakte kontaktpersoner gennem årene, og det følgende er de typer e-mails, som vi har fundet fungerer bedst.

Seks e-mail-scripts, du kan bruge til at følge op med ikke-reagerende klienter

Lad os nu se på de seks manuskripter! Ved at bruge (og måske lidt finjustere) disse e-mails selv, kan du øge din chance for at få succesrige forbindelser i høj grad.

De er ikke i nogen rækkefølge af betydning eller relevans, så du er fri til at dyppe ned i, hvilken som helst, der tager din fantasi først!

1. Opfølgning efter indsendelse af forslag

Få ting er mere frustrerende end at sende et detaljeret forslag til et nyt projekt og ikke høre noget tilbage. Du er klar og venter på at komme i gang, og hver dags forsinkelse betyder en dag til, du bliver nødt til at vente på betaling, når projektet er samlet.

Den gode nyhed er, at manglende svar på et forslag sjældent betyder, at klienten er utilfreds med det eller uvillig til at komme videre. Tværtimod vil de normalt informere dig om dette straks. I stedet vil du ofte finde ud af, at de har været for travlt til at give det meget tanke eller endda fuldt læse din e-mail.

Som sagt fra Mercedes Cardona kl OMH Communications:

Alle får langt mere e-mail, end de kan læse hver dag, og vi lukker alle spam aggressivt ud. Nogle gange bliver en nyttig kunde kastet ud af en fejltagelse – det sker.

Alligevel ønsker du bestemt at følge op med denne klient. Du er nødt til at holde dig i spidsen for deres sind og minde dem om at tage tid ud af deres plan for at give dit forslag den opmærksomhed, det fortjener. Normalt er en blid skubbe alt, hvad det vil tage:

Hej [Klientnavn],

Jeg spekulerede på, om du endnu har haft en chance for at se over vores seneste forslag. [Kort sammendrag af en sætning af selve forslaget].

Vi er ivrige efter at høre dine tanker og komme i gang med dette projekt! Fortæl mig venligst om du har spørgsmål til forslagets detaljer (som beskrevet i min tidligere e-mail).

Denne meddelelse åbnes med en høflig anerkendelse af hvor optaget klienten er, og at du forstår, at de muligvis ikke har været i stand til at give dit forslag et grundigt kig endnu. Derefter minder den dem kort om forslagets fokus, så de ikke behøver at gå tilbage til den forrige e-mail for at orientere sig.

Andet afsnit er det afgørende element her. Det er en god ide at fortælle kunden, at du er begejstret for projektet (selvom du også føler dig frustreret). Denne entusiasme kan være det skub, de har brug for. Ved at anmode om spørgsmål fortæller du dem, at de ikke behøver at godkende eller afvise dit forslag med det samme, men det er gratis at give spørgsmål til de spørgsmål eller bekymringer, de måtte have om det først.

Selvfølgelig vil du lukke opfølgende e-mail med din foretrukne tilmeldingsfrase og dit navn. Derudover bør du undgå terminologi som f.eks "der er ingen hast" i denne slags meddelelser. Mens du ønsker at forblive høflig og tankevækkende, vil du også opfordre kunden til at gribe ind så hurtigt som muligt (din bankkonto er afhængig af den!).

2. Påmindelse om, at du venter på et svar

Dette er muligvis den mest almindelige situation, du befinder dig i, når du handler med ikke-responderende klienter. Du er midt i et slags projekt, og du kan ikke gå videre, indtil klienten besvarer et nøglespørgsmål eller leverer en bestemt ressource. Alligevel er du mødt med radiostille.

Opfølgning straks i denne situation er i både dig og din klients interesse. Når alt kommer til alt, vil I begge have, at projektet skal fortsætte jævnt og undgå at spilde tid. Som med det foregående scenarie er det meget sandsynligt, at klienten så din e-mail, men glemte den eller har den markeret til at håndtere senere.

Denne opfølgende e-mail kan sendes hvor som helst fra et par dage til en uge efter den forudgående kommunikation, afhængigt af projektets presserende karakter:

Hej [Klientnavn],

Jeg ville følge op og se, om du har haft en chance for at gennemgå min tidligere e-mail. Som jeg nævnte, [gentag kort spørgsmålet, eller mind dem om, hvad du har brug for].

Når vi har fået dit svar, vil vi være i stand til at gå videre til den næste fase af projektet. Fortæl mig, om jeg kan give yderligere afklaring om, hvad vi har brug for!

Første afsnit er struktureret på en lignende måde som vores sidste eksempel, som er bevidst. Også her er det vigtigt at anerkende, hvor optaget klienten er, og at undgå luft fra utålmodighed eller frustration.

Derudover, ved at minde dem kort om din forespørgsel lader dem vide nøjagtigt, hvad du leder efter. På samme tid ønsker du ikke at blive for detaljeret her, da klienten simpelthen kan gå tilbage til den forrige e-mail for at læse over din fulde anmodning.

Den næste sætning er designet til at lade klienten vide (høfligt) vigtigheden af ​​netop denne meddelelse. Med andre ord har de muligvis ikke indset, at den manglende respons har ført til en vejspærring på din ende.

Derefter indpakkes tilbuddet om at give afklaring denne korte opfølgende e-mail, mens du gør det klart, at du er klar og venter på at diskutere noget uklart i din originale meddelelse (og dermed forsinke deres svar).

3. Opfordring til nyt arbejde

Det er altid vigtigt at bo i tæt kommunikation med dine klienter. Det er dog aldrig mere vigtigt end lige efter, at et projekt er samlet. Det er alt for let for en klient at glemme dig og gå videre til den næste ting på dette tidspunkt – hvilket er den sidste ting, du vil have.

Derfor, hvis du er færdig med et projekt for en bestemt klient og ikke har hørt noget fra dem i et stykke tid, vil du sende en anmodning om nyt arbejde. Den bedste tilgang til denne e-mail kan variere en smule afhængigt af de konkrete omstændigheder, men her er et eksempel på en effektiv meddelelse:

Hej [Klientnavn],

Som du ved, har vi for nylig pakket ind [projektnavn / beskrivelse af projektet]. Vi håber, du er tilfreds med resultaterne!

Vi er ivrige efter at komme videre med det næste projekt – her er alt, hvad vi kræver af dig:

– [Kort liste, i kuglepunktform, over nødvendige spørgsmål og / eller anmodninger om information eller ressourcer.]

Når vi har fået denne overtrædelse, kan vi gå videre til den næste fase. Lad mig naturligvis fortælle, om der er nogle spørgsmål, jeg også kan svare på.

Denne opfølgende e-mail er afhængig af antagelsen om, at både du og din klient er opmærksom på din sædvanlige proces og har arbejdet på flere projekter i fortiden. Det kan have brug for lidt personalisering for at afspejle den type projekter, du arbejder på, men det giver dog en solid ramme.

Første afsnit tjener to formål (udover blot at være en introduktion til e-mailen). Det minder kunden om det for nylig afsluttede projekt og deres (forhåbentlig) positive reaktion på dets kvalitet. Når du husker, hvad du har gjort et godt stykke arbejde tidligere, skulle du få deres appetit på mere af det samme.

At udtrykke din egen iver efter at komme i gang er altid et godt touch. Imidlertid er den virkelige stjerne i showet her listen over punkter / forespørgsler med punktpunkter. At liste ud, hvad du har brug for fra klienten (i stedet for at skrive det hele ud i paragrafform), gør dine krav krystalklare. Det øger også chancerne for at få et svar på hver enkelt undersøgelse.

Pak det hele op med en skubbe frem og en anmodning om eventuelle spørgsmål, som klienten måtte have, og du har en enkel, men effektiv opfølgende e-mail på dine hænder.

4. Berøring af base efter et stykke tid inaktivitet

Den foregående opfølgende e-mail handlede om at holde kontakten med din klient og forsøge at lande på hinanden følgende projekter den ene efter den anden. Denne e-mail-skabelon handler om at oprette forbindelse igen med en klient efter en længere periode.

På dette tidspunkt bør vi ikke antage, at klienten husker nøjagtigt, hvem vi er, eller hvilken slags projekter vi afsluttede sammen i fortiden. Mens der er noget fortrolighed, er du først nødt til at genskabe den igen, så at sige.

Denne e-mail-skabelon kan hjælpe med det:

Hej [Klientnavn],

Jeg skrev en note i min kalender for at kontakte dig lige nu. Bare for at minde dig om, det sidste projekt, vi gjorde sammen, var [PROJECT].

Jeg ønskede at røre ved basen og kontrollere, om der er nogle muligheder for at arbejde sammen igen. Er der ændret noget vedrørende din [FORRETNINGSMÅL]?

I betragtning af hvad vi gjorde sammen i fortiden, tror jeg, vi kan følge i lignende fodspor ved at arbejde på [IDEA1, IDEA2, IDEA3].

Hvis du gerne vil have flere detaljer om, hvordan dette kan fungere nøjagtigt, skal du bare fortælle mig det, så sender jeg et mere dybtgående forslag og nedbryder ting trin for trin.

Dette opfølgende e-mail-script opnår et par ting:

  • Det er venligt i naturen og forbindes igen med personen på en naturlig måde – det ser ikke ud til at være tvunget.
  • Det minder kunden om, hvad du har arbejdet med tidligere, og antyder også, at du har gjort mere end et projekt sammen (hvis det er tilfældet).
  • Det foreslår et par færdige ideer til projekter, du kunne arbejde på næste.

Det sidste punkt er især vigtigt. Folk har travlt. Hvis du kan komme til dine klienter og foreslå nøjagtige ideer, du kan udføre for dem, øger det dine chancer for at lande aftalen. Det faktum, at du allerede har et etableret forhold, hjælper med det, da du ikke længere er nødt til at bevise, at du er i stand til at levere.

5. Anmodning om en forfalden betaling

Denne er lidt vanskelig. At tale om penge kan være stressende, især hvis du er en kreativ, der hellere ikke har noget at gøre med det økonomiske element i virksomheden. Dette er endnu mere relevant, når det gælder opfølgning med en vanskelig kunde, der er forfalden til deres betaling.

Først og fremmest vil du gå ind i denne kommunikation så høflig som muligt. Undlad at antyde, at klienten er uagtsom, eller begynd at stille trusler. Fortsæt i stedet med antagelsen om, at klienten simpelthen har glemt at betale. Selv hvis der er en anden grund til deres kriminelle handlinger, kan denne fremgangsmåde i det væsentlige skylde dem i at trække deres tegnebog ud:

Hej [Klientnavn],

Jeg ønskede at røre ved basen og minde dig om den forfaldne betaling på [dato på faktura]. Vi har endnu ikke modtaget din betaling. Kan du fortælle os, hvornår vi kan forvente at modtage det venligst?

Det er bedst at holde denne type opfølgende e-mail kort og sød. Du ønsker ikke, at nøglemeddelelsen skal overses. Der er desuden ingen grund til at kaste en flok kvalifikationer ind. Blot at minde dem om, at betaling forfalder – høfligt – ofte gør susen. Du vil dog give dem alle de relevante oplysninger, såsom et fakturanummer, og den e-mail, den oprindeligt blev sendt til. Tanken er at gøre betaling så let som muligt.

Du kan i det væsentlige gentage denne e-mail så mange gange, som du føler dig nødvendig. Hvis du stadig ikke modtager et svar, skal du muligvis i sidste ende blive mere kraftfuld. Her er en opfølgende e-mail, du muligvis sender, hvis de ikke svarer på et par meddelelser som den ovenfor:

Hej [Klientnavn],

Vi har stadig ikke modtaget din betaling for [projektnavn / beskrivelse]. Vi forventer det fulde fakturabeløb – [betalingsbeløb] – inden [ny forfaldsdato], eller vi bliver muligvis nødt til at henvise denne sag til et inkassobureau.

Dette er en fast og ligetil besked, som er passende for en klient, der både ikke betaler og svarer. At give dem en påmindelse om betalingsbeløbet og en ny forfaldsdato kan endelig anspore dem til handling.

Hvis ikke, er du muligvis nødt til at reducere dine tab med netop denne klient og betragte dette som en læringsoplevelse. Selvfølgelig kan du faktisk leje et inkassobureau at følge op for dig – men besværet og de involverede gebyrer gør dette til en mindre ønskelig mulighed, medmindre den skyldige regning er meget stor.

6. Den endelige e-mail

De foregående opfølgende e-mails er designet til at få et svar, når det er muligt. Men nogle gange går en klient simpelthen stille på trods af din bedste indsats.

Hvis du har sendt flere meddelelser til en klient, og de svarer bare ikke (og de skylder ikke dig penge), er det tid til at sende en sidste opfølgende e-mail. Det ser måske sådan ud:

Hej [Klientnavn],

Det er nogen tid siden, vi har hørt fra dig. På dette tidspunkt må vi antage, at dine prioriteter er ændret, eller at du tager din virksomhed i en anden retning.

Du er velkommen til at nå ud i fremtiden, hvis vi kan være til yderligere hjælp!

Denne meddelelse udfører et par ting. Det er høfligt og forståeligt for det ene og viser, at du ikke bærer klienten nogen dårlig vilje for deres manglende respons. Selv hvis du ikke hører fra dem nu, vil du holde forholdet så positivt som muligt.

Derudover gør det klart, at du bevæger dig på denne måde spiller på klientens frygt for at gå glip af (FOMO). De bør erkende, at hvis de ønsker at fortsætte med at drage fordel af dine tjenester, er de nødt til at handle hurtigt.

Endelig har du gjort det klart, at du er åben for fremtidig kommunikation. Det er ikke ualmindeligt at pludselig høre tilbage fra en gammel klient måneder eller år nedefra, når prioriteter og personale er ændret. Indpakning af din e-mail på denne måde giver dig det bedst mulige billede af at få et svar.

Konklusion

Desværre er der ingen måde (endnu!) At nå gennem din computerskærm og få din klient til at svare på en vigtig meddelelse. At sende en omhyggeligt udformet opfølgende e-mail kan dog give de resultater, du leder efter, mens du holder dit forhold positivt.

I denne artikel har vi introduceret dig til seks e-mail-scripts, du kan bruge til at jage up-responsive klienter:

  1. Opfølgning efter indsendelse af forslag.
  2. Påmindelse om, at du venter på et svar.
  3. Opfordring til nyt arbejde.
  4. Berører base efter en længere periode.
  5. Anmodning om en forfalden betaling.
  6. Den endelige e-mail.

Har du nogensinde haft succes med at få en ikke-reagerende klient til at tale? Fortæl os, hvad du gjorde i kommentarfeltet nedenfor!

Glem ikke at deltage i vores nedbrudskursus om at fremskynde dit WordPress-sted. Med nogle enkle rettelser kan du reducere din indlæsningstid med endda 50-80%:

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map