5 Skrip Email untuk Menghasilkan Email Tindak Lanjut yang Sempurna untuk Klien yang Tidak Responsif

5 Skrip Email untuk Menghasilkan Email Tindak Lanjut yang Sempurna untuk Klien yang Tidak Responsif

5 Skrip Email untuk Menghasilkan Email Tindak Lanjut yang Sempurna untuk Klien yang Tidak Responsif
СОДЕРЖАНИЕ
02 июня 2020

skrip email untuk menindaklanjuti email


Jika Anda seorang pekerja lepas, kontraktor, atau pemilik usaha kecil, bekerja dengan klien dapat menjadi salah satu bagian paling menantang dari pekerjaan Anda. Ini terutama benar ketika klien-klien itu menjadi tidak responsif secara misterius. Ketika ini terjadi, Anda harus waspada dalam mengirim email tindak lanjut. Dan di sinilah beberapa skrip email berguna mulai digunakan.

Ketika ditulis dengan sedikit pemikiran dan pandangan jauh ke depan, email tindak lanjut yang tepat dapat menghasilkan hasil yang cepat.

Jika Anda tidak yakin bagaimana melakukan ini, jangan khawatir! Melihat beberapa contoh dan memahami bagaimana (dan mengapa) mereka bekerja biasanya yang Anda perlukan untuk mulai menggunakan taktik ini secara efektif dalam bisnis Anda.

Di pos ini, kami akan memperkenalkan enam situasi umum yang melibatkan klien yang tidak responsif.

Untuk masing-masing, kami akan memberikan contoh tindak lanjut email, dan menjelaskan mengapa itu cenderung menghasilkan hasil.

Mengapa membayar email tindak lanjut yang dirancang dengan cermat

Saat membuat skrip email, sebaiknya Anda merancang waktu dengan hati-hati. Email yang dikirim dengan tergesa-gesa dapat lebih berbahaya daripada baik, jadi Anda ingin menjadi strategis.

Ini melibatkan sejumlah pertimbangan. Anda akan ingin memikirkan tindakan yang Anda inginkan untuk dilakukan oleh penerima, dan bagaimana Anda dapat dengan lembut (namun dengan tegas) mendorong mereka ke arah itu. Selain itu, penting untuk memperhatikan setiap kata yang Anda gunakan. Nada dan niat sama pentingnya dengan konten – terutama ketika Anda berurusan dengan klien yang tidak responsif atau sulit.

Menulis skrip email solid yang mengembalikan hasil membutuhkan latihan. Namun, untuk memulai, kami akan menyajikan sejumlah contoh yang dapat Anda gunakan dan pelajari.

Kami telah bekerja dengan banyak klien yang menantang dan sulit dihubungi selama bertahun-tahun, dan berikut ini adalah jenis email yang menurut kami paling berhasil..

Enam skrip email yang dapat Anda gunakan untuk menindaklanjuti dengan klien yang tidak responsif

Sekarang mari kita lihat sendiri keenam skrip! Dengan menggunakan (dan mungkin sedikit mengutak-atik) email ini sendiri, Anda dapat sangat meningkatkan peluang Anda untuk membuat koneksi yang sukses.

Mereka tanpa urutan kepentingan atau relevansi, jadi Anda bebas untuk masuk ke mana pun yang Anda sukai terlebih dahulu!

1. Tindak lanjut setelah pengajuan proposal

Beberapa hal lebih membuat frustrasi daripada mengirimkan proposal terperinci untuk proyek baru, dan tidak mendengar apa pun. Anda siap dan menunggu untuk memulai, dan penundaan setiap hari berarti satu hari lagi Anda harus menunggu pembayaran begitu proyek selesai.

Kabar baiknya adalah bahwa kurangnya respons terhadap proposal jarang berarti klien tidak senang dengan itu atau tidak mau bergerak maju. Sebaliknya, mereka biasanya memberi tahu Anda tentang hal ini secara langsung. Sebagai gantinya, Anda akan sering mendapati mereka terlalu sibuk untuk memikirkannya, atau bahkan membaca email Anda sepenuhnya.

Dalam kata-kata Mercedes Cardona di Komunikasi OMH:

Semua orang mendapat lebih banyak email daripada yang bisa mereka baca setiap hari, dan kita semua membersihkan spam secara agresif. Kadang-kadang, petunjuk yang berguna dibuang tanpa sengaja – itu terjadi.

Meski begitu, Anda tentu ingin menindaklanjuti dengan klien ini. Anda harus tetap berada di garis depan pikiran mereka, dan mengingatkan mereka untuk meluangkan waktu dari jadwal mereka untuk memberikan proposal Anda perhatian yang layak. Biasanya, dorongan lembutlah yang diperlukan:

Hai [nama klien],

Saya bertanya-tanya apakah Anda masih memiliki kesempatan untuk melihat proposal terbaru kami. [Singkat, ringkasan satu kalimat dari proposal itu sendiri].

Kami ingin mendengar pendapat Anda, dan untuk memulai proyek ini! Harap beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan mengenai spesifikasi proposal (sebagaimana diuraikan dalam email saya sebelumnya).

Pesan ini dibuka dengan pengakuan sopan tentang betapa sibuknya klien, dan bahwa Anda mengerti mereka mungkin belum dapat memberikan proposal Anda pandangan menyeluruh. Kemudian, ini mengingatkan mereka secara singkat tentang fokus proposal, sehingga mereka tidak perlu kembali ke email sebelumnya untuk mengorientasikan diri mereka sendiri..

Paragraf kedua adalah elemen penting di sini. Merupakan ide yang bagus untuk memberi tahu klien bahwa Anda senang dengan proyek (bahkan jika Anda juga merasa frustrasi). Antusiasme ini dapat menjadi dorongan yang mereka butuhkan. Plus, dengan mengajukan pertanyaan, Anda memberi tahu mereka bahwa mereka tidak perlu segera menyetujui atau menolak proposal Anda, tetapi bebas untuk menyuarakan pertanyaan atau kekhawatiran apa pun yang mungkin mereka miliki tentang hal itu terlebih dahulu.

Tentu saja, Anda ingin menutup email tindak lanjut dengan frasa sign-off favorit Anda dan nama Anda. Selain itu, Anda harus menghindari terminologi seperti "tidak ada terburu-buru" dalam pesan semacam ini. Meskipun Anda ingin tetap sopan dan bijaksana, Anda juga ingin mendorong klien untuk mengambil tindakan sesegera mungkin (rekening bank Anda bergantung padanya!).

2. Ingatkan bahwa Anda sedang menunggu jawaban

Ini mungkin situasi paling umum yang Anda alami ketika berhadapan dengan klien yang tidak responsif. Anda berada di tengah-tengah semacam proyek, dan Anda tidak dapat melanjutkan lebih jauh sampai klien menjawab pertanyaan kunci atau memberikan sumber daya tertentu. Namun Anda bertemu dengan radio diam.

Menindaklanjuti segera dalam situasi ini adalah demi kepentingan terbaik Anda dan klien Anda. Bagaimanapun, Anda berdua ingin proyek berjalan dengan lancar dan menghindari membuang waktu. Seperti dengan skenario sebelumnya, sangat mungkin bahwa klien melihat email Anda, tetapi lupa tentang hal itu atau telah ditandai untuk ditangani nanti.

Email tindak lanjut ini dapat dikirim mulai dari beberapa hari hingga satu minggu setelah komunikasi sebelumnya, tergantung pada urgensi proyek:

Hai [nama klien],

Saya ingin menindaklanjuti, dan melihat apakah Anda memiliki kesempatan untuk meninjau email saya sebelumnya. Seperti yang saya sebutkan, [nyatakan kembali pertanyaan secara singkat atau ingatkan mereka tentang apa yang Anda butuhkan].

Setelah kami mendapatkan jawaban Anda, kami akan dapat langsung melanjutkan ke tahap proyek selanjutnya. Beri tahu saya jika saya dapat memberikan klarifikasi lebih lanjut tentang apa yang kami butuhkan!

Paragraf pertama disusun dengan cara yang mirip dengan contoh terakhir kami, yang disengaja. Di sini juga, penting untuk mengetahui seberapa sibuk klien, dan untuk menghindari sikap tidak sabar atau frustrasi.

Plus, mengingatkan mereka secara singkat tentang kueri Anda membuat mereka tahu persis apa yang Anda cari. Pada saat yang sama, Anda tidak ingin terlalu detail di sini, karena klien dapat kembali ke email sebelumnya untuk membaca permintaan lengkap Anda.

Kalimat berikutnya dirancang untuk memberi tahu klien (secara sopan) pentingnya pesan khusus ini. Dengan kata lain, mereka mungkin tidak menyadari kurangnya respons yang menyebabkan hambatan pada Anda.

Kemudian, tawaran untuk memberikan klarifikasi membungkus email tindak lanjut singkat ini, sambil menjelaskan bahwa Anda siap dan menunggu untuk membahas sesuatu yang tidak jelas dalam pesan asli Anda (sehingga menunda tanggapan mereka).

3. Permohonan untuk pekerjaan baru

Tetap berkomunikasi dengan klien Anda selalu penting. Namun, itu tidak pernah lebih penting daripada tepat setelah proyek selesai. Sangat mudah bagi klien untuk melupakan Anda dan beralih ke hal berikutnya pada titik ini – yang merupakan hal terakhir yang Anda inginkan.

Karenanya, jika Anda telah menyelesaikan proyek untuk klien tertentu dan belum mendengar apa pun dari mereka untuk sementara waktu, Anda akan ingin mengirimkan permintaan untuk pekerjaan baru. Pendekatan terbaik untuk email ini dapat sedikit berbeda tergantung pada keadaan spesifik, tetapi berikut adalah contoh dari pesan yang efektif:

Hai [nama klien],

Seperti yang Anda tahu, kami baru saja menyelesaikan [nama proyek / deskripsi proyek]. Kami harap Anda senang dengan hasilnya!

Kami ingin terus maju dengan proyek berikutnya – ini yang kami butuhkan dari Anda:

– [Daftar singkat, dalam bentuk poin-poin, dari pertanyaan dan / atau permintaan informasi atau sumber daya yang diperlukan.]

Setelah pelanggaran ini terjadi, kita dapat bergerak maju ke fase berikutnya. Tentu saja, tolong beri tahu saya jika ada pertanyaan yang bisa saya jawab juga.

Email tindak lanjut ini agak bergantung pada asumsi bahwa Anda dan klien Anda mengetahui proses yang biasa Anda lakukan, dan telah bekerja pada banyak proyek di masa lalu. Mungkin perlu sedikit personalisasi untuk mencerminkan jenis proyek yang sedang Anda kerjakan, tetapi tetap memberikan kerangka kerja yang solid.

Paragraf pertama melayani dua tujuan (selain hanya sebagai pengantar email). Ini mengingatkan klien tentang proyek yang baru saja selesai, dan (positif) reaksi positif mereka terhadap kualitasnya. Mengingat pekerjaan yang baik yang Anda lakukan sebelumnya harus membangkitkan selera mereka untuk hal yang sama.

Mengekspresikan keinginan Anda untuk memulai selalu merupakan sentuhan yang bagus. Namun, bintang sebenarnya dari pertunjukan di sini adalah daftar poin pertanyaan / permintaan. Mendaftar apa yang Anda butuhkan dari klien (alih-alih menuliskan semuanya dalam bentuk paragraf) membuat persyaratan Anda jelas. Ini juga meningkatkan kemungkinan mendapat respons untuk setiap pertanyaan spesifik.

Bungkus semuanya dengan dorongan ke depan dan permintaan untuk pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki klien, dan Anda memiliki email tindak lanjut yang sederhana namun efektif di tangan Anda.

4. Menyentuh dudukan setelah beberapa saat tidak aktif

Email tindak lanjut sebelumnya adalah tentang tetap berhubungan dengan klien Anda dan mencoba untuk mendaratkan proyek berturut-turut satu demi satu. Template email ini adalah tentang menghubungkan kembali dengan klien setelah periode waktu yang lebih lama.

Pada tahap ini, kita tidak boleh berasumsi bahwa klien mengingat dengan tepat siapa kita atau proyek seperti apa yang kita selesaikan bersama di masa lalu. Meskipun ada keakraban, pertama-tama Anda harus menyalakannya kembali, jadi untuk berbicara.

Template email ini dapat membantu dengan itu:

Hai [nama klien],

Saya membuat catatan di kalender saya untuk menghubungi Anda sekarang. Sekadar mengingatkan Anda, proyek terakhir yang kami lakukan bersama adalah [PROYEK].

Saya ingin menyentuh markas dan memeriksa apakah ada beberapa peluang untuk bekerja sama lagi. Apakah ada yang berubah sehubungan dengan [TUJUAN BISNIS] Anda?

Mempertimbangkan apa yang kami lakukan bersama di masa lalu, saya pikir kami dapat mengikuti jejak yang sama dengan mengerjakan [IDEA1, IDEA2, IDEA3].

Jika Anda ingin beberapa detail lebih lanjut tentang bagaimana ini bisa bekerja secara tepat, cukup beri tahu saya dan saya akan mengirimkan proposal yang lebih mendalam dan memilah-milah langkah demi langkah.

Skrip email tindak lanjut ini mencapai beberapa hal:

  • Itu ramah di alam dan berhubungan kembali dengan orang itu dengan cara alami – sepertinya tidak dipaksakan.
  • Ini mengingatkan klien tentang apa yang Anda kerjakan di masa lalu dan juga menyarankan Anda melakukan lebih dari satu proyek bersama (jika itu masalahnya).
  • Ini menyarankan beberapa ide siap pakai untuk proyek yang bisa Anda kerjakan selanjutnya.

Poin terakhir itu sangat penting. Orang sibuk. Jika Anda bisa datang ke klien Anda dan menyarankan ide-ide tepat yang bisa Anda lakukan untuk mereka, itu meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan kesepakatan. Fakta bahwa Anda sudah memiliki hubungan yang mapan membantu dengan itu, karena Anda tidak lagi harus membuktikan bahwa Anda mampu memberikan.

5. Permintaan pembayaran yang terlambat

Yang ini sedikit rumit. Berbicara tentang uang bisa membuat stres, terutama jika Anda seorang kreatif yang lebih suka tidak ada hubungannya dengan elemen keuangan bisnis. Ini bahkan lebih relevan untuk menindaklanjuti dengan klien yang sulit yang terlambat membayar pembayaran mereka.

Pertama dan terutama, Anda ingin masuk ke komunikasi ini sel sopan mungkin. Jangan menyindir klien lalai, atau mulai membuat ancaman. Alih-alih, lanjutkan dengan asumsi bahwa klien lupa membayar. Bahkan jika ada alasan lain untuk kenakalan mereka, pendekatan ini pada dasarnya dapat membuat mereka bersalah untuk mengeluarkan dompet mereka:

Hai [nama klien],

Saya ingin menyentuh basis, dan mengingatkan Anda tentang pembayaran yang jatuh tempo pada [tanggal pada faktur]. Sampai sekarang, kami belum menerima pembayaran Anda. Bisakah Anda memberi tahu kami kapan kami dapat berharap untuk menerimanya??

Yang terbaik adalah menjaga jenis tindak lanjut email ini singkat dan manis. Anda tidak ingin pesan utama diabaikan. Plus, tidak ada alasan untuk melempar sekelompok kualifikasi. Sekadar mengingatkan mereka bahwa pembayaran harus dibayar – dengan sopan – seringkali berhasil. Namun, Anda ingin memberi mereka semua informasi yang terkait, seperti nomor faktur, dan email yang awalnya dikirim. Idenya adalah melakukan pembayaran semudah mungkin.

Anda pada dasarnya dapat mengulangi email ini sebanyak yang Anda perlukan. Namun, jika Anda masih belum menerima tanggapan, Anda mungkin akhirnya harus menjadi lebih kuat. Berikut ini email tindak lanjut yang mungkin Anda kirim jika mereka gagal merespons beberapa pesan seperti di atas:

Hai [nama klien],

Kami masih belum menerima pembayaran Anda untuk [nama / deskripsi proyek]. Kami akan mengharapkan jumlah faktur lengkap – [jumlah pembayaran] – pada [tanggal jatuh tempo baru], atau kami berpotensi harus merujuk masalah ini ke agen penagihan.

Ini adalah pesan yang tegas dan langsung, yang sesuai untuk klien yang gagal membayar dan merespons. Memberi mereka pengingat tentang jumlah pembayaran dan tanggal jatuh tempo yang baru akhirnya dapat mendorong mereka untuk bertindak.

Jika tidak, Anda mungkin harus memotong kerugian Anda dengan klien khusus ini dan menganggap ini sebagai pengalaman belajar. Tentu saja Anda bisa menyewa agen penagihan untuk menindaklanjuti untuk Anda – tetapi kerumitan dan biaya yang terlibat membuat ini pilihan yang kurang diinginkan kecuali tagihan terutang sangat besar.

6. Email terakhir

Email tindak lanjut sebelumnya dirancang untuk mendapatkan respons bila memungkinkan. Namun, kadang-kadang klien hanya diam meskipun upaya terbaik Anda.

Jika Anda telah mengirim beberapa pesan ke klien dan mereka tidak merespons (dan mereka tidak berutang uang kepada Anda), inilah saatnya untuk mengirim satu email tindak lanjut terakhir. Mungkin terlihat seperti ini:

Hai [nama klien],

Sudah lama sejak kami mendengar dari Anda. Pada titik ini, kami harus menganggap prioritas Anda telah berubah, atau Anda membawa bisnis Anda ke arah yang berbeda.

Silakan menghubungi di masa depan jika kami dapat bantuan lebih lanjut!

Pesan ini menyelesaikan beberapa hal. Itu sopan dan pengertian untuk satu, menunjukkan bahwa Anda menanggung klien tidak akan niat buruk karena kurangnya respons mereka. Bahkan jika Anda tidak mendengar dari mereka sekarang, Anda akan ingin menjaga hubungan pada catatan sepositif mungkin.

Terlebih lagi, membuatnya jelas bahwa Anda bergerak dengan cara ini bermain di klien takut ketinggalan (FOMO). Mereka harus menyadari bahwa jika mereka ingin terus mendapat manfaat dari layanan Anda, mereka harus bertindak cepat.

Akhirnya, Anda membuatnya jelas bahwa Anda terbuka untuk komunikasi apa pun di masa depan. Tidak jarang tiba-tiba mendapat kabar dari klien lama berbulan-bulan atau bertahun-tahun, ketika prioritas dan personel telah berubah. Membungkus email Anda dengan cara ini memberi Anda kesempatan terbaik untuk mendapatkan respons.

Kesimpulan

Sayangnya, belum ada (belum!) Menjangkau melalui layar komputer Anda dan membuat klien Anda merespons pesan penting. Namun, mengirim email tindak lanjut yang dibuat dengan hati-hati dapat menghasilkan hasil yang Anda cari, sambil menjaga hubungan Anda dengan catatan positif.

Di artikel ini, kami telah memperkenalkan Anda pada enam skrip email yang dapat Anda gunakan untuk mengejar klien yang tidak responsif:

  1. Tindak lanjut setelah pengajuan proposal.
  2. Ingatkan bahwa Anda sedang menunggu jawaban.
  3. Permohonan untuk pekerjaan baru.
  4. Dasar menyentuh setelah periode waktu yang lebih lama.
  5. Minta pembayaran yang terlambat.
  6. Email terakhir.

Pernahkah Anda berhasil membuat klien yang tidak responsif berbicara? Ceritakan apa yang Anda lakukan di bagian komentar di bawah!

Jangan lupa untuk bergabung dengan kursus kilat kami tentang mempercepat situs WordPress Anda. Dengan beberapa perbaikan sederhana, Anda dapat mengurangi waktu loading hingga 50-80%:

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Это интересно
    Adblock
    detector