5 scripts d’e-mail pour lancer le parfait e-mail de suivi à un client qui ne répond pas

scripts de courrier électronique pour le courrier électronique de suivi


Si vous êtes un pigiste, un entrepreneur ou un propriétaire de petite entreprise, travailler avec des clients peut être l’une des parties les plus difficiles de votre travail. Cela est particulièrement vrai lorsque ces clients ne répondent mystérieusement pas. Dans ce cas, vous devrez être vigilant lors de l’envoi d’un e-mail de suivi. Et c’est là que certains scripts de messagerie électronique pratiques entrent en jeu.

Lorsqu’il est écrit avec un peu de réflexion et de prévoyance, le bon e-mail de suivi peut produire des résultats rapides.

Si vous ne savez pas comment procéder, ne vous inquiétez pas! Voir quelques exemples et comprendre comment (et pourquoi) ils fonctionnent est généralement tout ce dont vous aurez besoin pour commencer à utiliser cette tactique efficacement dans votre entreprise..

Dans cet article, nous allons présenter six situations courantes impliquant des clients qui ne répondent pas.

Pour chacun, nous fournirons un exemple d’e-mail de suivi et expliquerons pourquoi il est susceptible de produire des résultats.

Pourquoi il est avantageux de concevoir un e-mail de suivi soigneusement rédigé

En ce qui concerne la création de scripts de messagerie, cela vaut la peine de les concevoir soigneusement. Un e-mail envoyé à la hâte peut faire plus de mal que de bien, vous voudrez donc être stratégique.

Cela implique un certain nombre de considérations. Vous voudrez réfléchir à l’action que vous souhaitez que le destinataire entreprenne et à la façon dont vous pouvez l’encourager doucement (mais fermement) dans cette direction. De plus, il est essentiel de faire attention à chaque mot que vous utilisez. Le ton et l’intention comptent tout autant ici que le contenu – en particulier lorsque vous avez affaire à un client qui ne répond pas ou qui est difficile.

L’écriture de scripts de messagerie électronique solides qui renvoient des résultats demande de la pratique. Cependant, pour commencer, nous allons présenter un certain nombre d’exemples que vous pouvez utiliser et apprendre de.

Nous avons travaillé avec de nombreux clients difficiles et difficiles à contacter au fil des ans, et ce qui suit sont les types d’e-mails que nous avons trouvés les plus efficaces.

Six scripts de messagerie que vous pouvez utiliser pour effectuer un suivi auprès de clients qui ne répondent pas

Voyons maintenant les six scripts eux-mêmes! En utilisant (et peut-être en modifiant légèrement) ces e-mails vous-même, vous pouvez augmenter considérablement vos chances d’établir des connexions réussies.

Ils ne sont en aucun ordre d’importance ou de pertinence, vous êtes donc libre de puiser dans celui qui vous plaît le plus en premier!

1. Suivi après la soumission d’une proposition

Peu de choses sont plus frustrantes que d’envoyer une proposition détaillée pour un nouveau projet et de ne rien entendre. Vous êtes prêt et attendez de commencer, et chaque jour de retard signifie qu’un jour de plus, vous devrez attendre le paiement une fois le projet terminé.

La bonne nouvelle est que l’absence de réponse à une proposition signifie rarement que le client n’est pas satisfait de celle-ci ou ne veut pas aller de l’avant. Au contraire, ils vous le font généralement savoir immédiatement. Au lieu de cela, vous constaterez souvent qu’ils ont été trop occupés pour y réfléchir, ou même pour lire entièrement votre e-mail.

Dans les mots de Mercedes Cardona à OMH Communications:

Tout le monde reçoit beaucoup plus d’e-mails qu’il ne peut en lire chaque jour, et nous éliminons tous le spam de manière agressive. Parfois, une piste utile est jetée par erreur – cela arrive.

Néanmoins, vous voudrez certainement faire un suivi avec ce client. Vous devez rester à la pointe de leur esprit et leur rappeler de prendre le temps de leur emploi du temps pour accorder à votre proposition l’attention qu’elle mérite. Habituellement, un léger coup de pouce suffit:

Bonjour [nom du client],

Je me demandais si vous aviez encore eu l’occasion d’examiner notre dernière proposition. [Bref résumé d’une phrase de la proposition elle-même].

Nous sommes impatients d’entendre vos réflexions et de commencer ce projet! Veuillez me faire savoir si vous avez des questions concernant les détails de la proposition (comme indiqué dans mon e-mail précédent).

Ce message s’ouvre sur une reconnaissance polie de la façon dont le client est occupé et que vous comprenez qu’il n’a peut-être pas encore été en mesure d’examiner votre proposition de manière approfondie. Ensuite, il leur rappelle brièvement l’objectif de la proposition, afin qu’ils n’aient pas à revenir à l’e-mail précédent pour s’orienter.

Le deuxième paragraphe est ici l’élément crucial. C’est une bonne idée de faire savoir au client que vous êtes enthousiasmé par le projet (même si vous vous sentez également frustré). Cet enthousiasme peut être la poussée dont ils ont besoin. De plus, en sollicitant des questions, vous leur dites qu’ils n’ont pas besoin d’approuver ou de rejeter immédiatement votre proposition, mais qu’ils sont libres d’exprimer en premier lieu toute question ou préoccupation qu’ils pourraient avoir.

Bien sûr, vous voudrez fermer l’e-mail de suivi avec votre phrase de signature préférée et votre nom. En outre, vous devez éviter la terminologie telle que "il n’y a pas d’urgence" dans ce genre de message. Si vous souhaitez rester poli et réfléchi, vous souhaitez également inciter le client à agir dans les plus brefs délais (votre compte bancaire en dépend!).

2. Rappel que vous attendez une réponse

C’est peut-être la situation la plus courante dans laquelle vous vous trouvez lorsque vous traitez avec des clients qui ne répondent pas. Vous êtes au milieu d’une sorte de projet, et vous ne pouvez pas aller plus loin jusqu’à ce que le client réponde à une question clé ou fournisse une ressource particulière. Pourtant, vous rencontrez un silence radio.

Un suivi rapide dans cette situation est dans le meilleur intérêt de vous et de votre client. Après tout, vous voulez tous deux que le projet se déroule sans heurts et évite de perdre du temps. Comme dans le scénario précédent, il est fort probable que le client ait vu votre e-mail, mais l’a oublié ou a été marqué pour être traité plus tard..

Cet e-mail de suivi peut être envoyé de quelques jours à une semaine après la communication précédente, selon l’urgence du projet:

Bonjour [nom du client],

Je voulais faire un suivi et voir si vous avez eu la possibilité de consulter mon e-mail précédent. Comme je l’ai mentionné, [reformulez brièvement la question ou rappelez-leur ce dont vous avez besoin].

Une fois que nous aurons votre réponse, nous pourrons passer directement à la prochaine étape du projet. Faites-moi savoir si je peux apporter des précisions sur ce dont nous avons besoin!

Le premier paragraphe est structuré de manière similaire à notre dernier exemple, qui est délibéré. Ici aussi, il est important de reconnaître à quel point le client est occupé et d’éviter tout air d’impatience ou de frustration.

De plus, leur rappeler brièvement votre requête leur permet de savoir exactement ce que vous recherchez. Dans le même temps, vous ne voulez pas être trop détaillé ici, car le client peut simplement revenir à l’e-mail précédent pour relire votre demande complète.

La phrase suivante est conçue pour faire savoir (poliment) au client l’importance de ce message particulier. En d’autres termes, ils n’ont peut-être pas réalisé que le manque de réponse a conduit à un barrage routier de votre côté.

Ensuite, l’offre de fournir des éclaircissements conclut ce bref e-mail de suivi, tout en précisant que vous êtes prêt et attendez de discuter de tout ce qui n’est pas clair dans votre message d’origine (retardant ainsi leur réponse).

3. Sollicitation de nouveaux travaux

Rester en communication étroite avec vos clients est toujours important. Cependant, ce n’est jamais plus essentiel que juste après la fin d’un projet. Il est trop facile pour un client de vous oublier et de passer à la prochaine étape à ce stade – c’est la dernière chose que vous voudrez.

Par conséquent, si vous avez terminé un projet pour un client particulier et que vous n’avez rien entendu d’eux depuis un petit moment, vous voudrez envoyer une demande de nouveau travail. La meilleure approche de cet e-mail peut varier un peu en fonction des circonstances spécifiques, mais voici un exemple de message efficace:

Bonjour [nom du client],

Comme vous le savez, nous avons récemment terminé [nom du projet / description du projet]. Nous espérons que vous êtes satisfait des résultats!

Nous sommes impatients d’aller de l’avant avec le prochain projet – voici tout ce que nous attendons de vous:

– [Brève liste, sous forme de puces, des questions et / ou demandes d’information ou de ressources nécessaires.]

Une fois que nous avons cette infraction, nous pouvons passer à la phase suivante. Bien sûr, faites-moi savoir s’il y a des questions auxquelles je peux également répondre.

Ce courriel de suivi repose en partie sur l’hypothèse que vous et votre client êtes au courant de votre processus habituel et avez travaillé sur plusieurs projets dans le passé. Il faudra peut-être un peu de personnalisation pour refléter le type de projets sur lesquels vous travaillez, mais il fournit néanmoins un cadre solide.

Le premier paragraphe sert à deux fins (en plus d’être simplement une introduction à l’e-mail). Il rappelle au client le projet récemment achevé et sa réaction (espérons-le) positive à sa qualité. Se souvenir du bon travail que vous avez fait auparavant devrait vous mettre en appétit pour la même chose.

Exprimer votre propre envie de commencer est toujours une bonne idée. Cependant, la véritable star de l’émission ici est la liste à puces des questions / demandes. La liste de ce dont vous avez besoin du client (au lieu de tout écrire sous forme de paragraphe) rend vos exigences claires. Cela augmente également les chances d’obtenir une réponse à chaque demande spécifique.

Terminez le tout avec un coup de pouce vers l’avant et une demande pour toutes les questions que le client pourrait avoir, et vous avez un e-mail de suivi simple mais efficace entre vos mains.

4. Toucher la base après un certain temps d’inactivité

Le courriel de suivi précédent portait sur le fait de rester en contact avec votre client et d’essayer de décrocher des projets consécutifs l’un après l’autre. Ce modèle d’e-mail concerne la reconnexion avec un client après une longue période de temps.

À ce stade, nous ne devons pas supposer que le client se souvient exactement de qui nous sommes ou du type de projets que nous avons réalisés ensemble par le passé. Bien qu’il y ait une certaine familiarité, vous devez d’abord la rallumer, pour ainsi dire.

Ce modèle d’e-mail peut vous aider:

Bonjour [nom du client],

J’ai pris une note dans mon calendrier pour vous contacter tout de suite. Juste pour vous rappeler, le dernier projet que nous avons fait ensemble était [PROJECT].

Je voulais toucher la base et vérifier s’il y avait des opportunités de travailler à nouveau ensemble. Quelque chose a-t-il changé concernant votre [OBJECTIF COMMERCIAL]?

Compte tenu de ce que nous avons fait ensemble dans le passé, je pense que nous pouvons suivre des pas similaires en travaillant sur [IDEA1, IDEA2, IDEA3].

Si vous souhaitez plus de détails sur la façon dont cela pourrait fonctionner exactement, faites le moi savoir et je vous enverrai une proposition plus approfondie et décomposer les choses étape par étape.

Ce script de courrier électronique de suivi réalise deux choses:

  • Il est amical dans la nature et renoue avec la personne de manière naturelle – il ne semble pas forcé.
  • Cela rappelle au client ce sur quoi vous avez travaillé dans le passé et suggère également que vous avez fait plus d’un projet ensemble (si c’est le cas).
  • Il suggère quelques idées prêtes à l’emploi pour des projets sur lesquels vous pourriez travailler ensuite.

Ce dernier point est particulièrement important. Les gens sont occupés. Si vous pouvez venir à vos clients et suggérer des idées exactes que vous pourriez exécuter pour eux, cela augmente vos chances de conclure l’affaire. Le fait que vous ayez déjà une relation établie y contribue, car vous n’avez plus à prouver que vous êtes capable de livrer.

5. Demande de paiement en souffrance

Celui-ci est un peu délicat. Parler d’argent peut être stressant, surtout si vous êtes un créateur qui préfère n’avoir rien à voir avec l’élément financier de l’entreprise. Ceci est encore plus pertinent lorsqu’il s’agit de suivre un client difficile qui est en retard sur son paiement.

D’abord et avant tout, vous voudrez entrer dans cette communication aussi poli que possible. N’insinuez pas que le client est négligent ou ne commencez pas à faire des menaces. Supposez plutôt que le client a tout simplement oublié de payer. Même s’il y a une autre raison à leur délinquance, cette approche peut essentiellement les inciter à retirer leur portefeuille:

Bonjour [nom du client],

Je voulais toucher la base et vous rappeler le paiement dû le [date sur la facture]. Pour l’instant, nous n’avons pas reçu votre paiement. Pourriez-vous nous faire savoir quand nous pouvons nous attendre à le recevoir s’il vous plaît?

Il est préférable de garder ce type d’e-mail de suivi court et simple. Vous ne voulez pas que le message clé soit ignoré. De plus, il n’y a aucune raison de lancer un tas de qualifications. Leur rappeler simplement que le paiement est dû – poliment – fait souvent l’affaire. Cependant, vous souhaitez leur fournir toutes les informations pertinentes, telles qu’un numéro de facture et l’e-mail auquel il a été envoyé à l’origine. L’idée est de rendre le paiement aussi simple que possible.

Vous pouvez essentiellement répéter cet e-mail autant de fois que vous le jugez nécessaire. Cependant, si vous ne recevez toujours pas de réponse, vous devrez peut-être éventuellement devenir plus énergique. Voici un e-mail de suivi que vous pourriez envoyer s’ils ne répondent pas à quelques messages comme celui-ci:

Bonjour [nom du client],

Nous n’avons toujours pas reçu votre paiement pour [nom / description du projet]. Nous nous attendons à ce que le montant total de la facture – [montant du paiement] – au plus tard le [nouvelle date d’échéance], ou nous devrons potentiellement renvoyer ce problème à une agence de recouvrement..

Il s’agit d’un message ferme et simple, qui convient à un client qui à la fois ne paie pas et ne répond pas. Leur donner un rappel du montant du paiement et une nouvelle date d’échéance peuvent enfin les inciter à l’action.

Sinon, vous devrez peut-être réduire vos pertes avec ce client particulier et considérer cela comme une expérience d’apprentissage. Bien sûr, vous pouvez réellement embaucher une agence de recouvrement pour vous suivre – mais les tracas et les frais impliqués en font une option moins souhaitable à moins que la facture due soit très importante.

6. L’e-mail final

Les e-mails de suivi précédents sont conçus pour obtenir une réponse dans la mesure du possible. Cependant, parfois un client se calme tout simplement malgré tous vos efforts.

Si vous avez envoyé plusieurs messages à un client et qu’il ne répond tout simplement pas (et qu’il ne vous doit pas d’argent), il est temps d’envoyer un dernier e-mail de suivi. Cela pourrait ressembler à ceci:

Bonjour [nom du client],

Cela fait longtemps que nous n’avons pas eu de vos nouvelles. À ce stade, nous devons supposer que vos priorités ont changé, ou vous amenez votre entreprise dans une direction différente.

N’hésitez pas à nous contacter à l’avenir si nous pouvons vous aider davantage!

Ce message accomplit plusieurs choses. C’est poli et compréhensif pour l’un, montrant que vous ne supportez pas le client de mauvaise volonté pour son manque de réponse. Même si vous ne les entendez pas maintenant, vous voudrez garder la relation aussi positive que possible.

De plus, le fait de préciser que vous vous engagez dans cette voie joue sur le peur de passer à côté (FOMO). Ils doivent reconnaître que s’ils veulent continuer à bénéficier de vos services, ils devront agir rapidement.

Enfin, vous avez clairement indiqué que vous êtes ouvert à toute communication future. Il n’est pas rare d’entendre soudainement un vieux client des mois ou des années plus tard, lorsque les priorités et le personnel ont changé. Enveloppant votre e-mail de cette façon, vous obtenez le meilleur coup possible d’obtenir une réponse.

Conclusion

Malheureusement, il n’y a pas (encore!) De moyen de passer à travers l’écran de votre ordinateur et de faire répondre votre client à un message crucial. Cependant, l’envoi d’un e-mail de suivi soigneusement conçu peut produire les résultats que vous recherchez, tout en gardant votre relation sur une note positive..

Dans cet article, nous vous avons présenté six scripts de messagerie que vous pouvez utiliser pour poursuivre des clients qui ne répondent pas:

  1. Suivi après la soumission d’une proposition.
  2. Rappel que vous attendez une réponse.
  3. Sollicitation de nouveaux travaux.
  4. Toucher la base après une longue période de temps.
  5. Demande de paiement en souffrance.
  6. L’e-mail final.

Avez-vous déjà réussi à faire parler un client qui ne répond pas? Dites-nous ce que vous avez fait dans la section des commentaires ci-dessous!

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