5 script di e-mail per inviare l’e-mail di follow-up perfetta a un client che non risponde

5 script di e-mail per inviare l’e-mail di follow-up perfetta a un client che non risponde

5 script di e-mail per inviare l’e-mail di follow-up perfetta a un client che non risponde
СОДЕРЖАНИЕ
02 июня 2020

script e-mail per e-mail di follow-up


Se sei un libero professionista, un imprenditore o un piccolo imprenditore, lavorare con i clienti può essere una delle parti più difficili del tuo lavoro. Ciò è particolarmente vero quando quei clienti diventano misteriosamente insensibili. In questo caso, dovrai essere vigile nell’inviare un’email di follow-up. Ed è qui che entrano in gioco alcuni pratici script e-mail.

Se scritto con un po ‘di pensiero e lungimiranza, l’e-mail di follow-up corretta può produrre risultati rapidi.

Se non sei sicuro di come farlo, non ti preoccupare! Vedere alcuni esempi e capire come (e perché) funzionano di solito è tutto ciò che serve per iniziare a utilizzare questa tattica in modo efficace nella tua azienda.

In questo post, introdurremo sei situazioni comuni che coinvolgono clienti che non rispondono.

Per ognuno, forniremo un esempio di email di follow-up e spiegheremo perché è probabile che produca risultati.

Perché è utile progettare un’e-mail di follow-up attentamente formulata

Quando si tratta di creare script di posta elettronica, vale la pena dedicare del tempo a progettarli con cura. Un’email inviata in fretta può fare più male che bene, quindi vorrai essere strategico.

Ciò comporta una serie di considerazioni. Ti consigliamo di pensare all’azione che desideri che il destinatario esegua e come puoi incoraggiarli delicatamente (ma con fermezza) in quella direzione. Inoltre, è fondamentale prestare attenzione a ogni singola parola che usi. Il tono e l’intenzione contano tanto quanto i contenuti, specialmente quando hai a che fare con un cliente che non risponde o che è difficile.

Scrivere solidi script e-mail che restituiscono risultati richiede pratica. Tuttavia, per iniziare, presenteremo una serie di esempi che è possibile utilizzare e da cui imparare.

Abbiamo lavorato con molti clienti difficili e difficili da contattare nel corso degli anni e ciò che segue sono i tipi di email che abbiamo trovato meglio funzionanti.

Sei script di posta elettronica che è possibile utilizzare per eseguire il follow-up con client che non rispondono

Diamo un’occhiata ai sei script stessi! Usando (e forse modificando leggermente) queste e-mail, puoi aumentare notevolmente le tue possibilità di stabilire connessioni di successo.

Non sono in ordine di importanza o pertinenza, quindi sei libero di immergerti in uno di quelli che prima ti piacciono!

1. Seguito dato a una proposta inoltrata

Poche cose sono più frustranti che inviare una proposta dettagliata per un nuovo progetto e non sentire nulla. Sei pronto e in attesa di iniziare, e il ritardo di ogni giorno significa che un altro giorno dovrai aspettare il pagamento una volta concluso il progetto.

La buona notizia è che una mancanza di risposta a una proposta raramente significa che il cliente non è soddisfatto o non è disposto ad andare avanti. Al contrario, di solito ti informeranno subito di questo. Invece, troverai spesso che sono stati troppo occupati per pensarci troppo, o anche per leggere completamente la tua email.

Nelle parole di Mercedes Cardona a Comunicazioni OMH:

Tutti ricevono molte più email di quante ne possano leggere ogni giorno e eliminiamo tutti lo spam in modo aggressivo. A volte, un vantaggio utile viene gettato per errore – succede.

Anche così, vorrai sicuramente seguire questo cliente. Devi rimanere in prima linea nelle loro menti e ricordare loro di prendersi del tempo fuori dal loro programma per dare alla tua proposta l’attenzione che merita. Di solito, basta una leggera spinta:

Ciao [Nome cliente],

Mi chiedevo se hai avuto ancora la possibilità di esaminare la nostra proposta più recente. [Breve sommario di una frase della proposta stessa].

Siamo ansiosi di ascoltare i tuoi pensieri e di iniziare questo progetto! Per favore fatemi sapere se avete domande riguardanti le specifiche della proposta (come indicato nella mia precedente e-mail).

Questo messaggio si apre con un cortese riconoscimento di quanto sia occupato il cliente e che tu capisca che potrebbe non essere stato ancora in grado di dare alla tua proposta uno sguardo approfondito. Quindi, ricorda brevemente il focus della proposta, quindi non devono tornare all’email precedente per orientarsi.

Il secondo paragrafo è l’elemento cruciale qui. È una buona idea far sapere al cliente che sei entusiasta del progetto (anche se ti senti frustrato). Questo entusiasmo può essere la spinta di cui hanno bisogno. Inoltre, sollecitando domande, stai dicendo loro che non hanno bisogno di approvare o rifiutare immediatamente la tua proposta, ma sono liberi di dare voce a qualsiasi domanda o dubbio che possano avere per prima.

Ovviamente, vorrai chiudere l’email di follow-up con la tua frase di approvazione preferita e il tuo nome. Inoltre, è necessario evitare una terminologia come "non c’è fretta" in questo tipo di messaggio. Mentre vuoi rimanere educato e premuroso, vuoi anche incoraggiare il cliente ad agire il prima possibile (il tuo conto bancario dipende da esso!).

2. Ricorda che stai aspettando una risposta

Questa potrebbe essere la situazione più comune in cui ti trovi quando hai a che fare con clienti che non rispondono. Sei nel mezzo di un qualche tipo di progetto e non puoi procedere oltre fino a quando il cliente non risponde a una domanda chiave o fornisce una particolare risorsa. Eppure hai incontrato il silenzio radio.

Seguire prontamente in questa situazione è nell’interesse sia di te che del tuo cliente. Dopotutto, entrambi volete che il progetto prosegua senza intoppi ed evitiate di perdere tempo. Come con lo scenario precedente, è molto probabile che il client abbia visualizzato la tua email, ma se ne sia dimenticato o se sia stato contrassegnato per la gestione in un secondo momento.

Questa email di follow-up può essere inviata da qualche giorno a una settimana dopo la comunicazione precedente, a seconda dell’urgenza del progetto:

Ciao [Nome cliente],

Volevo dare seguito e vedere se hai avuto la possibilità di rivedere la mia e-mail precedente. Come ho già detto, [riaffermare brevemente la domanda o ricordare loro ciò di cui hai bisogno].

Quando avremo la tua risposta, saremo in grado di procedere immediatamente alla fase successiva del progetto. Fammi sapere se posso fornire ulteriori chiarimenti su ciò di cui abbiamo bisogno!

Il primo paragrafo è strutturato in modo simile al nostro ultimo esempio, che è deliberato. Anche qui è importante riconoscere quanto è impegnato il cliente ed evitare qualsiasi aria di impazienza o frustrazione.

Inoltre, ricordando loro brevemente la tua query, fai sapere loro esattamente cosa stai cercando. Allo stesso tempo, non vuoi essere troppo dettagliato qui, poiché il cliente può semplicemente tornare all’email precedente per leggere l’intera richiesta.

La frase successiva è progettata per far conoscere (educatamente) al cliente l’importanza di questo particolare messaggio. In altre parole, potrebbero non aver capito che la mancanza di risposta ha portato a un blocco stradale da parte tua.

Quindi, l’offerta di fornire chiarimenti racchiude questa breve email di follow-up, chiarendo al contempo che sei pronto e in attesa di discutere qualsiasi cosa non chiara nel tuo messaggio originale (ritardando così la loro risposta).

3. Richiesta di nuovi lavori

Stare in stretto contatto con i tuoi clienti è sempre importante. Tuttavia, non è mai più essenziale che subito dopo la conclusione di un progetto. È fin troppo facile per un cliente dimenticarti di te e passare alla prossima cosa a questo punto – che è l’ultima cosa che vorrai.

Pertanto, se hai terminato un progetto per un determinato cliente e non hai sentito nulla da loro per un po ‘, ti consigliamo di inviare una richiesta di nuovo lavoro. L’approccio migliore a questa email può variare leggermente a seconda delle circostanze specifiche, ma ecco un esempio di messaggio efficace:

Ciao [Nome cliente],

Come sapete, abbiamo recentemente concluso [nome del progetto / descrizione del progetto]. Speriamo che tu sia soddisfatto dei risultati!

Siamo ansiosi di andare avanti con il prossimo progetto – ecco tutto ciò di cui avremo bisogno da voi:

– [Breve elenco, in forma di punto elenco, delle domande e / o richieste necessarie di informazioni o risorse.]

Una volta riscontrata questa infrazione, possiamo passare alla fase successiva. Naturalmente, per favore fatemi sapere se ci sono anche domande a cui posso rispondere.

Questa e-mail di follow-up si basa in parte sul presupposto che sia tu che il tuo cliente siete a conoscenza del vostro solito processo e in passato avete lavorato su più progetti. Potrebbe essere necessaria una piccola personalizzazione per riflettere il tipo di progetti a cui stai lavorando, ma fornisce comunque un solido framework.

Il primo paragrafo ha due scopi (oltre a essere semplicemente un’introduzione all’email). Ricorda al cliente il progetto recentemente completato e la sua (si spera) reazione positiva alla sua qualità. Ricordare che un buon lavoro che hai fatto in precedenza dovrebbe stimolare il loro appetito per lo stesso.

Esprimere il proprio entusiasmo per iniziare è sempre un buon tocco. Tuttavia, la vera star dello spettacolo qui è l’elenco dei punti elenco di domande / richieste. Elencare ciò di cui hai bisogno dal cliente (invece di scrivere tutto in forma di paragrafo) rende le tue esigenze chiarissime. Aumenta anche le possibilità di ottenere una risposta ad ogni specifica richiesta.

Riempi tutto con una spinta in avanti e una richiesta per qualsiasi domanda il cliente potrebbe avere, e hai un’e-mail di follow-up semplice ma efficace per le tue mani.

4. Toccare la base dopo un po ‘di inattività

La precedente e-mail di follow-up riguardava il contatto con il cliente e il tentativo di realizzare progetti consecutivi uno dopo l’altro. Questo modello di email riguarda la riconnessione con un client dopo un periodo di tempo più lungo.

In questa fase, non dovremmo supporre che il cliente ricordi esattamente chi siamo o che tipo di progetti abbiamo completato insieme in passato. Mentre c’è un po ‘di familiarità, devi prima riaccenderlo, per così dire.

Questo modello di e-mail può aiutarti in questo:

Ciao [Nome cliente],

Ho preso nota nel mio calendario per contattarti subito. Solo per ricordarti, l’ultimo progetto che abbiamo fatto insieme è stato [PROJECT].

Volevo toccare la base e verificare se ci sono alcune opportunità di lavorare di nuovo insieme. È cambiato qualcosa per quanto riguarda il tuo [BUSINESS GOAL]?

Considerando ciò che abbiamo fatto insieme in passato, penso che possiamo seguire passi simili lavorando su [IDEA1, IDEA2, IDEA3].

Se desideri ulteriori dettagli su come potrebbe funzionare esattamente, fammelo sapere e invierò una proposta più approfondita e analizzeremo le cose passo dopo passo.

Questo script di posta elettronica di follow-up realizza un paio di cose:

  • È amichevole in natura e si riconnette con la persona in modo naturale – non sembra forzato.
  • Ricorda al cliente su cosa hai lavorato in passato e suggerisce anche che hai fatto più di un progetto insieme (se è così).
  • Suggerisce un paio di idee già pronte per i progetti su cui potresti lavorare in seguito.

Quest’ultimo punto è particolarmente importante. Le persone sono impegnate. Se puoi venire dai tuoi clienti e suggerire idee esatte che potresti eseguire per loro, aumenta le tue possibilità di ottenere l’affare. Il fatto che tu abbia già una relazione consolidata aiuta a farlo, dal momento che non devi più dimostrare di essere in grado di offrire.

5. Richiesta di pagamento scaduto

Questo è un po ‘complicato. Parlare di denaro può essere stressante, soprattutto se sei un creativo che preferisce non avere nulla a che fare con l’elemento finanziario dell’azienda. Ciò è ancora più pertinente quando si tratta di dare seguito a un cliente difficile che è in ritardo sul pagamento.

Innanzitutto, ti consigliamo di entrare in questa comunicazione il più educato possibile. Non insinuare che il cliente sia negligente o iniziare a fare minacce. Invece, procedi con il presupposto che il cliente abbia semplicemente dimenticato di pagare. Anche se c’è un’altra ragione per la loro delinquenza, questo approccio può essenzialmente farli sentire in colpa nel tirare fuori il loro portafoglio:

Ciao [Nome cliente],

Volevo toccare la base e ricordarti del pagamento dovuto il [data sulla fattura]. Al momento non abbiamo ricevuto il tuo pagamento. Potresti farci sapere quando possiamo aspettarci di riceverlo per favore?

È meglio mantenere questo tipo di email di follow-up breve e dolce. Non vuoi che il messaggio chiave venga trascurato. Inoltre, non c’è motivo di aggiungere un sacco di qualificazioni. Basta ricordare loro che il pagamento è dovuto – educatamente – spesso fa il trucco. Tuttavia, si desidera fornire loro tutte le informazioni pertinenti, come un numero di fattura e l’e-mail a cui è stato originariamente inviato. L’idea è di rendere il pagamento il più semplice possibile.

Puoi essenzialmente ripetere questa email tutte le volte che ritieni necessario. Tuttavia, se non ricevi ancora una risposta, potresti dover eventualmente diventare più forte. Ecco un’e-mail di follow-up che potresti inviare se non rispondono ad alcuni messaggi come quello sopra:

Ciao [Nome cliente],

Non abbiamo ancora ricevuto il tuo pagamento per [nome / descrizione progetto]. Ci aspettiamo l’intero importo della fattura – [importo del pagamento] – entro [nuova data di scadenza], o potremmo potenzialmente riferire la questione a un’agenzia di recupero crediti.

Questo è un messaggio deciso e diretto, appropriato per un cliente che non riesce a pagare e non risponde. Dare loro un promemoria dell’importo del pagamento e una nuova data di scadenza potrebbe infine spingerli in azione.

In caso contrario, potresti dover ridurre le perdite con questo particolare cliente e considerarlo un’esperienza di apprendimento. Certo, puoi davvero assumere un’agenzia di raccolta per dare seguito a te – ma la seccatura e le commissioni coinvolte rendono questa opzione meno desiderabile a meno che il conto dovuto non sia molto elevato.

6. L’email finale

Le email di follow-up precedenti sono progettate per ottenere una risposta quando possibile. Tuttavia, a volte un cliente si calma semplicemente nonostante i tuoi migliori sforzi.

Se hai inviato diversi messaggi a un cliente e questi non rispondono (e non ti devono denaro), è tempo di inviare un’ultima email di follow-up. Potrebbe assomigliare a questo:

Ciao [Nome cliente],

È passato del tempo da quando abbiamo tue notizie. A questo punto, dobbiamo presumere che le tue priorità siano cambiate o stai portando la tua attività in una direzione diversa.

Non esitare a contattarci in futuro se potremo essere di ulteriore assistenza!

Questo messaggio realizza alcune cose. È educato e comprensivo per uno, dimostrando che non offri al cliente alcuna cattiva volontà per la sua mancanza di risposta. Anche se non hai notizie da loro ora, vorrai mantenere la relazione su una nota il più positiva possibile.

Inoltre, chiarendo che ti stai muovendo in questo modo gioca sul client paura di perdersi (FOMO). Dovrebbero riconoscere che se vogliono continuare a beneficiare dei tuoi servizi, dovranno agire rapidamente.

Infine, hai chiarito che sei aperto a qualsiasi comunicazione futura. Non è insolito ricevere improvvisamente risposta da un vecchio cliente mesi o anni dopo, quando le priorità e il personale sono cambiati. Avvolgere la tua email in questo modo ti dà la migliore possibilità di ottenere una risposta.

Conclusione

Sfortunatamente, non c’è modo (ancora!) Di raggiungere lo schermo del tuo computer e far rispondere il tuo client a un messaggio cruciale. Tuttavia, l’invio di un’email di follow-up accuratamente elaborata può produrre i risultati che stai cercando, mantenendo la relazione positiva.

In questo articolo, ti abbiamo presentato sei script di posta elettronica che puoi utilizzare per inseguire i client che non rispondono:

  1. Seguito dato a una proposta inoltrata.
  2. Ricorda che stai aspettando una risposta.
  3. Richiesta di nuovi lavori.
  4. Toccando la base dopo un periodo di tempo più lungo.
  5. Richiesta di pagamento scaduto.
  6. L’email finale.

Hai mai avuto successo nel far parlare un cliente che non risponde? Dicci cosa hai fatto nella sezione commenti qui sotto!

Non dimenticare di partecipare al nostro corso intensivo per accelerare il tuo sito WordPress. Con alcune semplici correzioni, puoi ridurre i tempi di caricamento anche del 50-80%:

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Это интересно
    Adblock
    detector